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Por: Yezid Fernando Niño Barrera, Ing. Ambiental y Sanitario, Esp. en Higiene y Salud Ocupacional. Msc Salud Pública. Consultor del Consejo Colombiano de Seguridad.

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Un plan de emergencia no solo es un requisito legal, es un documento que representa la planificación de la empresa para prevenir las emergencias y prepararse para responder, en caso que se presente, alguna situación de emergencia o desastre.
Las empresas deben desarrollar sus planes de prevención y preparación de emergencias dando cumplimiento a lo definido en el Decreto 1072 de 2015 y en la Resolución 1111 de 2017. Para esto, deben adelantar diferentes etapas desde la identificación de fenómenos amenazantes hasta el desarrollo de simulacros y simulaciones que ponen en práctica la preparación para la respuesta ante emergencias. A continuación, se presentan las recomendaciones para la elaboración de los planes:
• Compromiso: El plan de emergencia requiere del compromiso de la alta gerencia de la empresa, es conveniente contar con un comité de emergencias en la empresa el cual sea presidido por el gerente o un cargo con decisión sobre los recursos y la operación.
• Sensibilización a todos los niveles: Se debe sensibilizar a todos los niveles de la empresa, incluyendo la alta dirección, mandos medios, procesos de apoyo y nivel operativo; esto garantizará un nivel de compromiso mínimo para el buen desarrollo de las fases de prevención y preparación.
• Prepararse para las peores circunstancias: Las emergencias ocurren en el peor momento, es por esto que debe prepararse para las peores circunstancias, sin caer en lo absurdo, por ejemplo, aunque es posible que caiga un meteorito en la tierra su probabilidad para que afecte a la empresa es remota.
• Conozca las emergencias que ya han ocurrido: Haga un listado de las emergencias que han ocurrido históricamente en su empresa y en las zonas aledañas.
Identifique los fenómenos amenazantes (propios y externos): defina todas las condiciones o eventos que puedan ocasionar una emergencia en su empresa. Este proceso de identificación debe desarrollarse de una forma sistemática, actualizándolo cada año o en los casos en que se generen cambios en los procesos o si se presentan emergencias o desastres. Dentro de estos fenómenos se pueden encontrar situaciones al interior de la empresa como el manejo de sustancias peligrosas, gases a presión, almacenamiento de materiales combustibles, condiciones de la infraestructura. Dentro de los fenómenos amenazantes que pueden afectar desde el exterior a la compañía se encuentran los sismos, inundaciones, granizadas, sequias, deslizamientos y derrumbes, riesgos derivados de otras actividades económicas aledañas. Estos fenómenos deben ser coherentes con las condiciones geográficas y meteorológicas de la zona donde se ubica la empresa.
• Identifique los recursos existentes: Identificar los recursos existentes en la compañía para la atención de emergencias, incluye un listado de extintores, gabinetes, camillas, botiquines y demás elementos, definiendo claramente su ubicación.
• Defina su red de emergencias: Identificar los actores relacionados con la prevención, preparación y atención de emergencias incluidos: Estación de bomberos más cercana, CAI o estación de policía, centro de salud que atienda urgencias, autoridades locales encargadas de tránsito y movilidad, gestión del riesgo y servicios públicos, entre otros.
Algunos actores adicionales que deben ser identificados son las empresas y organizaciones aledañas que pueden generar amenazas desde el exterior y aquellas instituciones con las que se pude articular la respuesta como colegios, coliseos, etc. Póngase en contacto con cada uno de ellos (empresa e instituciones) y busque articular su preparación y respuesta ante emergencias.
• Identifique y analice sus vulnerabilidades: Identificar si la edificación es sismoresistente o cuenta con reforzamiento estructural que permita una resistencia frente a sismos, conozca si cuenta con sistemas de detección y extinción de incendios, si cuenta con sistemas para la contención y atención de fugas y derrames, etc.
Analice la vulnerabilidad considerando las diferentes amenazas. los controles implementados para la reducción del riesgo, los trabajadores, bienes y demás elementos expuestos. Para esto pueden ser usadas algunas metodologías cómo:

a) Metodología de Colores.
b) Análisis preliminar de riesgos basado en la metodología APELL.
c) Método semicuantitativo GHA.

• Priorice escenarios de riesgo: de acuerdo a la metodología utilizada para la identificación de amenazas y análisis de vulnerabilidades se deben priorizar aquellos escenarios de riesgo identificando claramente las causas y actores involucrados, defina cuales son los posibles daños y pérdidas que pueden presentarse, y todas las medidas posibles que podrían aplicarse para su manejo.
• Escriba su plan de emergencias: Las empresas pueden solicitar apoyo a la Administradora de Riesgos Laborales ARL para la construcción del documento de plan de emergencias o hacer uso de las metodologías que han propuesto las entidades a nivel nacional. El documento del plan de emergencias debe expresar todo el proceso para la priorización de escenarios de riesgos y las acciones establecidas para el control del riesgo, la prevención de emergencias y la preparación para poder atender los eventos que se presenten.
• Defina una estructura para la administración de la emergencia: contar con una estructura que establezca responsabilidades y tareas específicas es una herramienta valiosa para garantizar que las acciones se realicen y tener control sobre todas las necesidades. Es importante definir esta estructura considerando que una emergencia puede ser compleja y cambiante y se requiere contar con instancias de decisión, administrativas y operativas para la puesta en marcha de los procedimientos de atención de emergencias.
Para definir esta estructura se puede tomar como referencia el Sistema Comando de Incidentes, el cual cuenta con principios claros, estructura y responsabilidades definidas y su enfoque modular permite adaptarlo a las necesidades según magnitud de la emergencia, la estructura base del SCI es la siguiente:

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• Desarrolle procedimientos para la atención de emergencias: Describa claramente cómo debe actuar el personal y la brigada en caso de una emergencia, estos procedimientos también pueden denominarse Planes o Procedimientos Operativos Normalizados – PON, los cuales deben llevar el paso a paso para atender la situación, dentro de estos procedimientos puede desarrollar se encuentran:

o Cadena de llamadas: Es la descripción del flujo de llamadas que se debe dar en caso de emergencia, mediante el cual se busca que todos los actores encargados del manejo de la emergencia se informen sobre la ocurrencia de un evento.
o Primeros auxilios
o Control de incendios
o Evacuación y rescate
o Materiales peligrosos (PRIMAP)

• Planos de evacuación y señalización: La empresa debe contar con planos de evacuación de sus instalaciones de tal forma que conduzcan a las personas a una ubicación segura o punto de encuentro. Estos planos deben ser elaborados de forma tal que sean fácilmente comprensibles por las personas que asisten a su instalación, para esto deben utilizar elementos gráficos, textos y demás herramientas que faciliten la ubicación de una persona y la interpretación del plano. La ruta de evacuación, salidas de emergencias, áreas peligrosas, elementos para la atención de emergencias deben estar señalizados. La señalización de la ruta de evacuación debe ser clara con instrucciones precisas sobre la ruta a seguir, indicando la presencia de escaleras y ubicada en zonas de fácil visualización.
En lo posible utilice señalización que cuente con comunicación para personas con discapacidad visual.
• Conforme y capacite su brigada de emergencias: Contar con una brigada de emergencias permite a la empresa tener capacidad para responder ante emergencias, esta brigada puede estar conformada por trabajadores directos de la empresa, contratistas y compartir recursos con proveedores y otros que presten servicios al interior de la organización. El éxito en la conformación de una brigada de emergencias se fundamenta en la motivación, la perseverancia y los incentivos que se puedan otorgar a las personas que voluntariamente están destinando tiempo y disposición para apoyar cualquier situación de emergencia. 

La brigada de emergencias debe tener una cantidad mínima de miembros, algunas organizaciones planifican su capacidad con el 10% de los trabajadores, incluyendo contratistas. Estas brigadas se pueden especializar en la atención de emergencias específicas:

o Incendios
o Primeros Auxilios
o Evacuación y rescate
o Materiales peligrosos

Dentro de las acciones que desarrolla una brigada de emergencias se encuentra:

 Preparación mediante capacitaciones y entrenamiento
 Mantenerse alerta ante cualquier situación que se presente
 Apoyar las inspecciones de los elementos para la atención y prevención de emergencias
 Realizar divulgación del plan de emergencias

Ejemplo estructura Brigada de emergencias basado en la sección operaciones del SCI:

brigada

• Divulgación del plan de emergencias: se debe instruir a todo el personal, contratistas, proveedores y visitantes sobre las medidas que se deben tomar en caso de una posible emergencia.
Si la emergencia puede afectar a población que esté fuera de la empresa, también se debe divulgar información sobre cómo deben actuar en caso en que se presente un evento.
Para esta divulgación se puede contar con la brigada de emergencias que periódicamente refuercen los conocimientos de la población interna y externa, sobre cómo actuar en caso de emergencia.
• Simulacros: Mínimo una vez al año se deben desarrollar simulacros, este simulacro debe ser relacionado con los escenarios de riesgo prioritarios, por lo tanto, los simulacros no son solo de evacuación, sino que se pueden hacer simulacros para la atención de un incendio, por una fuga o derrame, por inundación y en generar de cualquier escenario de riesgo.
• Planes de Ayuda Mutua - PAM: Estos planes buscan generar acuerdos entre diferentes actores que por estar ubicados en una misma zona geográfica y tener intereses comunes para la prevención y atención de emergencias. Las empresas e instituciones pueden establecer estos planes con el fin de fortalecer la gestión del riesgo, contando con recursos comunes y acuerdos explícitos para la atención de emergencias. Para el desarrollo de un plan de ayuda mutua se debe tener en cuenta:

o Debe existir un convenio por escrito entre todas las partes definiendo los recursos, servicios y responsabilidades dentro del PAM.
o Compromiso de compensación económica o reintegro de los materiales o equipos consumidos, dañados o deteriorados en el control de una emergencia por una organización en beneficio de las otra.
o Analizar la situación, gravedad, riesgos potenciales de activación y reactivación de la emergencia.
o Planificar y coordinar las acciones de control de la emergencia.
o Plantear estrategias para enfrentar la emergencia.
o Determinar la necesidad y coordinar la intervención de los grupos de apoyo.
o Tener a la mano el inventario de los recursos, suministros y servicios de ayuda disponibles para la emergencia.
o Facilitar los recursos, suministros y servicios de ayuda mutua disponibles para cada organización y requeridos por el director de la emergencia.
o Evaluar los daños producidos.

Las formas en las cuales las partes pueden brindar apoyo son:

o Colaboración entre brigadas de emergencias
o Compartir elementos atención de la emergencia como: extintores, camillas, botiquines; medios de transporte: vehículos;
o Apoyo con logística representada en medios de recuperación: alimentos, hidratación, menajes, ropa de vestir, ropa de cama, kit de cocina y aseo, alojamiento, entre otros.