ALCANCE

En cumplimiento de lo señalado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y de lo indicado en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, modificado parcialmente por el Decreto 1081 de 2015, «Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”, el CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD (en adelante CCS)  establece la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, documento que aplica para la base datos de colaboradores, clientes y afiliados, visitantes, proveedores, usuarios del Centro de Información de Seguridad sobre Productos Químicos (en adelante Cisproquim) y visitantes a los sitios web y soluciones del CSS que proporcionan enlaces o hacen referencia a esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales o a cualquier otra base de datos usada para el cumplimiento de la actividad del CSS. Lo anterior, siempre y cuando el CCS haya recolectado la información antes referida, en desarrollo de su objeto social.

POLÍTICAS

Con la finalidad de establecer prácticas uniformes para la recolección y tratamiento de datos, y de conformidad con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 1081 de 2015, el CCS:

1. Garantizará en general el ejercicio pleno y efectivo del Habeas Data, y en particular, la confidencialidad, integridad y seguridad de la información personal de sus colaboradores, clientes y afiliados, visitantes, proveedores, usuarios del Cisproquim y visitantes a los sitios web y soluciones del CSS que proporcionan enlaces o hacen referencia a esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, en especial, a quienes visitan los sitios web https://ccs.org.co, https://campus.ccs.org.co, https://www.congresoccs.org.co y https://gcruc.force.com/Contratista/HBT_Login, https://gcruc.force.com/Contratante/HBT_LoginContratante, así como las soluciones del CCS que proporcionan enlaces o hacen referencia a esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y que este último haya recolectado en desarrollo de su objeto social.
2. Velará por que el tratamiento de los datos personales de sus colaboradores, clientes y afiliados, visitantes, proveedores, usuarios del Cisproquim y visitantes a los sitios web y soluciones del CSS que proporcionan enlaces o hacen referencia a esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales o a cualquier otra base de datos usada para el cumplimiento de la actividad del CSS, a los sitios web https://ccs.org.co, https://campus.ccs.org.co, https://www.congresoccs.org.co y https://gcruc.force.com/Contratista/HBT_Login, https://gcruc.force.com/Contratante/HBT_LoginContratante, así como las soluciones del CCS que proporcionan enlaces o hacen referencia a esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales o a cualquier otra base de datos usada para el cumplimiento de la actividad del CCS; se dé dentro de los parámetros establecidos por la ley y por la Constitución Política de Colombia.
3. Utilizará los datos personales de los titulares (sus colaboradores, clientes y afiliados, visitantes, proveedores, usuarios del Cisproquim y visitantes a los sitios web y soluciones del CSS que proporcionan enlaces o hacen referencia a esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales o a cualquier otra base de datos usada para el cumplimiento de la actividad del CSS), que haya recolectado en ejercicio de su objeto social, para los fines expresamente autorizados por dichos titulares.
4. Informará debidamente a los titulares (sus colaboradores, clientes y afiliados, visitantes, proveedores, usuarios del Cisproquim y visitantes a los sitios web y soluciones del CSS que proporcionan enlaces o hacen referencia a esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales o a cualquier otra base de datos usada para el cumplimiento de la actividad del CSS), sobre la finalidad de la recolección de datos personales y los derechos que les asisten, en virtud de la autorización otorgada para su conservación y tratamiento.
5. Conservará la información a la que hace referencia esta política, bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6. Procurará que la información a la que hace referencia esta política, que se suministre a un tercero debidamente autorizado por su titular, sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
7. Mantendrá actualizada la información a la que hace referencia esta política, cuando lo requieran sus titulares o se haya podido advertir, comunicando de forma oportuna todas las novedades respecto de los datos recolectados en la base de datos a los titulares y tomando las medidas necesarias para que la información recabada se mantenga actualizada.
8. Rectificará la información a la que hace referencia esta política, cuando esta sea incorrecta.
9. Tramitará las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El CCS, en atención a lo establecido en la ley, busca proteger y garantizar la confidencialidad de los datos de sus colaboradores, clientes y afiliados, visitantes, proveedores, usuarios del Cisproquim y visitantes a los sitios web y soluciones del CSS que proporcionan enlaces o hacen referencia a esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales o a cualquier otra base de datos usada para el cumplimiento de la actividad del CSS, en especial, a quienes visitan los sitios web https://ccs.org.co, https://campus.ccs.org.co, https://www.congresoccs.org.co y https://gcruc.force.com/Contratista/HBT_Login, https://gcruc.force.com/Contratante/HBT_LoginContratante,  así como las soluciones del CCS que proporcionan enlaces o hacen referencia a esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales o a cualquier otra base de datos usada para el cumplimiento de la actividad del CCS y que este último haya recolectado en desarrollo de su objeto social, el uso de imágenes a través del CCTV, con el fin de determinar prácticas uniformes para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, o supresión de la información que puede ser relacionada directa o indirectamente con una persona natural y/o jurídica.

Es posible que el CCS recopile información, incluida aquella de carácter personal, sobre sus colaboradores, clientes y afiliados, visitantes, proveedores, usuarios del Cisproquim y visitantes a los sitios web y soluciones del CSS que proporcionan enlaces o hacen referencia a esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales o a cualquier otra base de datos usada para el cumplimiento de la actividad del CSS, en la medida en que dichos titulares utilizan los sitios web y soluciones del CCS e interactúa con este último. Asimismo, el CCS adquiere información personal de fuentes confiables de terceros y también recurre a terceros para que recopilen información personal en su nombre.

Esta información recopilada la usamos con fines comerciales tales como:

1. Procesar pedidos, incluidas las transacciones de pago.
2. Ofrecer suscripciones a boletines informativos.
3. Enviar y administrar las comunicaciones y preferencias de marketing.
4. Crear una cuenta.
5. Aprovisionar sitios web y soluciones y habilitar el uso de ciertas características.
6. Personalizar, mejorar y optimizar la experiencia y las soluciones del usuario.
7. Ofrecer servicio de atención al cliente.
8. Estudiar de las postulaciones laborales.
9. Administrar la educación, las pruebas y las certificaciones en línea.
10. Combinar la información que recopilamos en nuestros diferentes sitios web y soluciones, con información obtenida de otras fuentes. Esto nos ayuda a mejorar la exactitud y también personalizar nuestras interacciones con los titulares de la mejor manera.

Si se opta por proporcionarle al CCS información personal de terceros (como nombre, correo electrónico y número de teléfono), los titulares declaran tener el permiso del tercero para hacerlo. Entre ejemplos de esto, se encuentra el hecho de reenviar material de referencia o marketing a un contacto o enviar referencias laborales. Los terceros pueden cancelar la suscripción de cualquier comunicación futura. En ciertos casos, el CCS, y los terceros con los que trabajamos, pueden recopilar datos de manera automática a través de cookies, registros de acceso, balizas web o beacons y otras aplicaciones similares. Esta información se utiliza para comprender aún más y mejorar la capacidad de uso, el rendimiento y la eficacia del sitio web o la solución y para personalizar las características, el contenido o las ofertas que se le muestran al usuario.

El CCS puede hacer uso de la información personal, con el fin de llevar a cabo actividades comerciales y contribuir a asegurar la seguridad de su negocio, ofrecer, mejorar y personalizar sus sitios web y soluciones, enviar comunicaciones de marketing y de otros tipos, y para otros fines legítimos, dentro de lo permitido por la ley. Algunas de las maneras en las que el CCS puede usar la información personal, incluyen:

• Ofrecer una solución que se haya solicitado.
• Analizar, admitir y mejorar sus sitios web y soluciones y la experiencia del usuario.
• Personalizar sus sitios web y soluciones, boletines informativos y otro tipo de comunicaciones.
• Administrar y procesar los exámenes de certificación y capacitación.
• Administrar la relación e interacciones de los titulares con el CCS.
• Enviarle comunicaciones a los titulares, incluidas aquellas relacionadas con marketing o para fines de satisfacción del cliente, ya sea directamente desde el CCS o a través de sus partners.
• Consultar listas vinculantes y restrictivas en Colombia y en el exterior, en especial pero sin limitarse a ellas, las bases de datos para prevenir de lavado de activos y la financiación del terrorismo.

DERECHOS DE LOS TITULARES

1. Conocer, actualizar, suprimir, revocar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, parcial o totalmente, frente a datos inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización de tratamiento otorgada.
3. Ser informado respecto del uso que el CCS le ha dado a los datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia Financiera, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

PROCEDIMIENTO

Los titulares de los derechos deberán ser informados de esta política y de la utilización de la misma que le incumba, por medio de AVISO DE PRIVACIDAD (particular o general), entendiendo este como un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición de los titulares para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa a los titulares, la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Eltitulares podrán solicitar al CCS por medio del correo electrónico protecciondatos@ccs.org.co o a través de atención personal, en la sede principal del CCS, ubicada en la Carrera 20 No. 39-52, Bogotá D.C., la actualización, supresión, revocación y rectificación de su información. Así mismo, podrán efectuar consultas y/o reclamos relacionados con el tratamiento de su información. El CCS dará respuesta en los términos establecidos por la ley.

RESPONSABLE

El área responsable de atención de peticiones, consultas y/o reclamos, al interior del CCS es la Gerencia de Riesgos y Procesos.

AUTORIZACIÓN

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada de los titulares, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. 

Casos en que no se requiere la autorización:  

La autorización de los titulares no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

La autorización podrá ser enviada mediante comunicación escrita a la Carrera 20 No. 39-52 en la ciudad de Bogotá D.C., sede principal del CCS o vía correo electrónico a protecciondatos@ccs.org.co

Esta política entrará en vigencia el día 23 de enero del 2024 y hasta el término de duración de la organización.

ADRIANA SOLANO LUQUE
Presidenta Ejecutiva CCS