¿Qué es RUC®?
El RUC®️ es el Registro Uniforme de Contratistas; nació en Colombia hace más de 23 años con el apoyo de diferentes sectores industriales, con el propósito de acompañar empresas para aumentar sus capacidades técnicas y legales en materia de seguridad, salud en el trabajo y protección ambiental y hacer visible su organización ante contratantes del país, que han adoptado el modelo.
El modelo RUC®️ trae incorporado un estándar “Guía RUC®️ -Registro Uniforme de Contratistas”, como una estrategia de evaluación uniforme sobre el desempeño de seguridad, salud en el trabajo y ambiente, de Contratantes hacia sus Contratistas. Este estándar se enfoca en la gestión efectiva del riesgo y el cumplimiento de la legislación colombiana. Permite a las empresas gestionarse de manera eficiente, buscando la mejora continua, a través de la excelencia de los procesos con la participación de contratantes y contratistas. La estructura del RUC®️ está basada en un ciclo PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar), base de un sistema de mejoramiento continuo.
¿Cuáles empresas pueden ser parte del RUC®?
Todas las empresas en Colombia que deseen adoptar el modelo RUC®️ como una estrategia para implementar y mantener su Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente pueden hacerlo; si bien esta evaluación RUC®️ le permite a las empresas contratantes, a través de un sistema de información, tomar decisiones frente al desempeño de la gestión del riesgo de seguridad, salud en el trabajo y protección al medio ambiente de sus contratistas, el RUC®️ es un modelo estándar que proporciona seguridad a la empresa de contar con una guía muy alineada al cumplimiento de requisitos legales.
¿Qué tipo de acompañamiento recibe la empresa?
- Pertenecer a la central de información de desempeño de las firmas contratistas que intervienen en las diferentes fases de la operación de la industria y la cuales tienen acceso las empresas contratantes.
- Recibir auditoría al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo basado en el Decreto 1072 del 2015 en su sección 2.2.4.6
- Recibir informe de verificación de estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, basada en la Resolución 0312 del 2019
- verificación de protocolos de bioseguridad por el manejo de la pandemia
- Contar con acceso a publicaciones técnicas en temas de seguridad salud en el trabajo y medio ambiente
- Participar mensualmente en las charlas virtuales sobre temas normativos, temas técnicos sobre seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente; así como aclaraciones de la guía RUC®️.
- Participar en el comité de contratistas RUC®️.
- Disponer de una herramienta para su autoevaluación.
- Recibir informes escritos y acceso a herramienta interactiva de la biblioteca de legislación.
- Acceso al portal virtual exclusivo para empresas RUC®️.
- Visualización en el directorio nacional de contratistas RUC®️.
- Participar en el evento de reconocimiento anual del RUC®️.
¿Cuánto cuesta ser parte del RUC®️?
- Consulte aquí las tarifas para inscripciones al RUC®️.
- Consulte aquí las tarifas para renovaciones al RUC®️.
¿Cuál es el alcance de la evaluación del RUC®️?
El RUC®️no tiene alcance, la visita del RUC® corresponde a la valoración del Sistema de Gestión de toda la empresa incluyendo a todos los trabajadores independientemente del vínculo de contratación (directos, subcontratistas, en misión, empresas temporales, cooperativas, conductores afiliados y/o fidelizados para el caso de empresas de transporte, entre otros), y no de áreas, procesos, centros de trabajo o modalidad de contratación.
¿El RUC®️ es un requisito legal o normativo?
No, sin embargo, se debe tener en cuenta que las empresas que se comprometen a adoptar la Guía RUC®️ como su sistema de Gestión SSTA se comprometen a cumplir con estos requisitos, los cuales se vuelven para la organización “Requisitos voluntarios que la Organización Suscribe” y debe asegurar su cumplimiento de la misma manera como los requisitos legales.
¿El RUC®️ es del Estado?
No, el Consejo Colombiano de Seguridad – CCS es una institución privada sin ánimo de lucro que administra y evalúa la Guía RUC®️ en diferentes sectores económicos.
¿Cuántas guías del RUC®️ existen?
Solo existen dos Guía RUC®️: la primera se encuentra en nuestro sitio web como RUC®️ General y, la segunda, como RUC®️ Transporte de Hidrocarburos.
La primera es una herramienta estándar aplicable a TODOS los sectores económicos, independientemente de la actividad económica de la empresa que se esté evaluando. Esta herramienta tiene la capacidad y versatilidad de adaptarse a cualquier tipo de organización.
La segunda Guía RUC®️ es EXCLUSIVA para empresas que realizan transporte de hidrocarburos o sus derivados y es únicamente aplicable a estas organizaciones.
¿Si soy una empresa de transporte, con cual guía RUC®️ me evalúan?
Depende del tipo de transporte que realice; si realiza transporte de hidrocarburos o de sus derivados, la Guía RUC®️ Transporte de Hidrocarburos será la aplicada a la organización al momento de recibir la auditoría; ahora bien, si el transporte que realiza es de pasajeros, carga seca, carga pesada, extra dimensionada, y demás (no relacionada con el transporte de hidrocarburos y sus derivados) la Guía RUC®️ aplicable durante ejercicio de auditoría será la Guía RUC®️ General.
¿En qué sectores aplica evaluarse con el RUC®️?
La Guía RUC®️ General es aplicable a TODOS los sectores económicos, independientemente de la actividad que realice la empresa. Esta herramienta tiene la capacidad y versatilidad de adaptarse a cualquier tipo de organización.
Ahora bien, la decisión de presentarse en este ejercicio de evaluación depende de lo que la organización quiera o necesite. Si desea adoptar el RUC®️de manera voluntaria como su modelo de Gestión para implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente con la finalidad de asegurarse del cumplimiento normativo y trabajar en la gestión preventiva de riesgos (incluyendo evitar la aparición de los AT / EL) o si necesita de esta evaluación por algún requerimiento especifico de algunos de sus clientes o de nuestras empresas Contratantes.
¿Qué se evalúa en el RUC®️?
En términos generales, a todas las organizaciones se evalúan seis (6) numerales y, en algunos casos, 7 numerales: el primero de ellos está asociado al liderazgo y compromiso gerencial; el segundo, al desarrollo y ejecución del sistema; el tercero, a la administración del riesgo; el cuarto, a la evaluación y el monitoreo; el quinto, revisa el comportamiento de las estadísticas de accidentalidad de la organización; el sexto y último aplicable a todas las organizaciones, Imprecisión a la Información. Finalmente, el séptimo elemento, que es aplicable solo a algunas contratistas (dependiendo de los contratos activos con los que cuente la organización en ese momento) es el de Elementos Particulares. En todo caso, siempre se debe tener en cuenta el cumplimiento del ciclo PHVA, el cual será evaluado durante todo el ejercicio de auditoría.
¿Cómo se califica el RUC®️?
Cada uno de los numerales que se evalúan dentro de la guía tienen un peso y una ponderación, los cuales se ven afectados al momento de identificar un hallazgo. Estos valores son exclusivos de conocimiento de las empresas Contratantes y del Consejo Colombiano de Seguridad – CCS.
¿Quién evalúa el RUC®️?
El Consejo Colombiano de Seguridad – CCS es un tercero neutral dentro de este proceso de evaluación de la guía RUC, el cual es aplicado por profesionales calificados y evaluados por el CCS. La guía RUC®️ es administrada por el CCS; sin embargo, es el comité operativo del RUC®️ quien propone, realiza, avala y autoriza modificaciones de la Guía RUC.
¿Quiénes hacen parte del Comité Operativo del RUC®️?
Son integrantes de este comité un representante de cada una de las empresas que exigen el RUC®️ para poder trabajar con ellas y dos representantes de los contratistas que se evalúan; el CCS que no tiene ni voz ni voto.
¿Se emite un certificado cuando uno se evalúa con el RUC®️?
No, cuando se pide a las empresas la evidencia de si se encuentran o no evaluadas con el RUC®️, estas deben presentar el Informe de la Auditoría recibida o solicitar una certificación de su calificación. Es decir, el Consejo Colombiano de Seguridad – CCS no emite ningún tipo de diploma.
¿Cómo realizar el proceso de inscripción para evaluarse con el RUC?
Para iniciar su proceso de inscripción, recuerden ingresar al portal a través del siguiente enlace http://gc-ruc.com en la sección “No me encuentro registrado” y diligencie sus datos, así:
- Razón Social. Recuerde que debe estar en mayúscula sostenida tal como aparece en su cámara de comercio.
- NIT. Sin puntos, ni dígito de verificación.
*Verifique que el correo ingresado esté bien diligenciado, pues a través de este, recibirá la activación de la clave para que pueda acceder al portal y utilizar sus beneficios.
Es indispensable tener los siguientes documentos en formato PDF para que el proceso de inscripción al RUC® en el portal se realice de una manera eficaz:
- Cámara de comercio no mayor a (3) tres meses.
- Estados financieros de los dos últimos años y estado de resultados (Activo corriente, activo total, inventario, pasivo corriente, pasivo total, patrimonio, utilidad/perdida operacional, gastos financieros, impuestos diferentes a la renta, utilidades acumuladas, ventas totales, depreciación, amortización)
- Certificado del contador público o revisor fiscal firmado.
- Carta de inscripción diligenciada y firmada.
- Autoevaluación RUC® diligenciada.
- Experiencias o certificaciones de contratos.
- Certificaciones normativas: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, otras.
- Evaluación/calificación post contrato.
- RUP no mayor a (3) tres meses.
- Soporte de pago (el RUC®️no maneja IVA – valor neto a cancelar)
Información importante:
Se realizará únicamente verificación documental a las empresas contratistas que, por no tener contratos vigentes, no hayan podido realizar verificación en campo, lo cual debe ser certificado por el representante legal de la empresa, mediante una carta enviada al CCS, que será validada por las empresas contratantes que adoptan el RUC®. En el informe de visita el CCS, deberá incluir una nota informando que la empresa no tiene contratos vigentes y actualmente no está ejecutando sus procesos misionales y que por tanto la visita corresponde únicamente a visita documental.
En caso de haber cambios en su cantidad de colaboradores (Número total de colaboradores de todas las sedes, incluyendo subcontratistas, temporales, misión, cooperativas, conductores afiliados y/o fidelizados *para empresas de transportes, entre otros) y en su clase de riesgo, es Indispensable reportarlo a través de la certificación de contador o revisor fiscal para generar una nueva cotización según sea el caso, pues en caso de encontrar diferencias en dicha información al momento de la auditoría, el contratista deberá cancelar el excedente respectivo, generándole aplazamiento y reprogramación de auditoría lo cual debe ser notificado al CCS generando un acta con esta información, lo cual puede generar atrasos en su fecha de auditoría.
Es importante recordar que la vigencia de su calificación de desempeño finaliza en la fecha de vencimiento de su inscripción al RUC®, la cual tiene vigencia de un (1) año a partir de la fecha de la inscripción (y no de la visita).
¿Cuánto tardan los certificados del RUC®️ en emitirse y ser enviados a la empresa?
A diferencia de las certificaciones con las Normas ISO, la evaluación de la Guía RUC®️ no genera un certificado. El RUC®️ solo emite un informe con los resultados de la evaluación y una certificación con este resultado, siempre y cuando sea solicitada por el Contratista.
¿Los accidentes laborales afectan la calificación del RUC?
Sí. Dependiendo de la gravedad de los eventos que tenga la empresa, así mismo se verá afectada dentro del ejercicio de auditoría RUC.
¿En qué versión de la guía RUC®️ y el formato de autoevaluación están?
Actualmente (año 2022) nos encontramos en la Guía RUC®️ General en la revisión 20 y en el formato de Autoevaluación en la Revisión 15. En la guía RUC®️ Transporte, actualmente estamos en la revisión 11 y en el formato de autoevaluación en la revisión 13.
¿Cuál es el puntaje mínimo requerido para certificarse con el RUC?
El RUC®️ no es una certificación y tampoco un puntaje mínimo, pero si desea hacer uso del logo debe obtener en su evaluación un mínimo de 80 puntos durante el ejercicio de evaluación. No debe presentar impacto a la accidentalidad (accidentes de trabajo fatales, pérdida de capacidad laboral, accidentes graves o invalidez), y asegurar la realización del ejercicio completo (fase documental y fase de campo) y la cuarta es no tener imprecisión a la información durante el periodo evaluado.
¿Cómo se gestionan los hallazgos?
La empresa, si no tiene el requerimiento específico de algún contratante de presentar planes de acción y que estos sean avalados por el auditor que realizó la evaluación de la guía RUC, contará con un año para presentar dichos planes de acción durante el próximo ejercicio de auditoría RUC. Ahora bien, si cuenta con este requerimiento, debe presentar los planes de acción en el formato indicado para ello en un plazo no mayor a 10 días después de recibido el informe. El auditor que le realizo dicha evaluación contará con tres días para verificar los planes propuestos y enviar su aprobación o solicitar los respectivos ajustes.
¿Cuánto plazo tienen las empresas para enviar planes de acción?
No todas las empresas deben enviar planes de acción; esto depende de los requerimientos específicos de algunos contratantes. Si es un requerimiento para la empresa, esta contará con 10 días para la emisión de estos y para ser enviados al auditor para su respectiva aprobación; de lo contrario, la empresa contará con un año para diseñar y ejecutar dichos planes de acción, los cuales serán revisado en el próximo ejercicio de auditoría RUC.
¿Por cuánto tiempo los accidentes laborales afectan la calificación de la guía RUC?
Depende, no se cuenta con un tiempo específico. Si las empresas presentan accidentalidad pueden afectarse de forma continua, dependiendo del cambio de estado de estos. Precisamente por esta razón es que las estadísticas de accidentalidad se revisan con el historial de seis años (cinco años atrás y año en curso).
¿En qué se basan para declarar un hallazgo?
En la legislación aplicable en la organización (requisitos legales), en el formato de autoevaluación y la Guía RUC, en los criterios propios definidos por la organización, en criterios definidos por los contratantes con respectos al sistema de gestión (si aplica) y en cada uno de los numerales se evaluará de forma continua el cumplimiento del ciclo PHVA.
