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Seguimiento a las actas de inconsistencias

En el Reglamento Unificado del RUC® en su artículo 14 literal s indica:” En caso de que en el proceso de evaluación del RUC® se identifiquen inconsistencias en el contenido o alteraciones en cualquiera de los documentos, reportes o información suministrada por la empresa contratista, el auditor levantará un acta de inconsistencia que quedará incluida dentro del informe de la auditoría y llevará una copia de los documentos correspondientes para presentar el caso ante el Comité Operativo del RUC® en caso de ser necesario.”

Desde los requerimientos de la guía RUC numerales 1.2, 4.1 y 4.3, el tratamiento a las actas de inconsistencias encontradas debe realizarse por medio del procedimiento de acciones correctivas y preventivas, analizando sus causas, estableciendo el plan de acción y el seguimiento y eficacia a las acciones propuestas.

Los contratistas para el cierre del respectivo proceso no deberán enviar esta información al CCS, así mismo no es necesario el envío de esta gestión al auditor responsable del ejercicio de auditoría en la cual se identificó dicha situación, estas acciones correctivas serán revisadas hasta el siguiente ejercicio de auditoría, en el cual se realizará la trazabilidad de la información y verificación de esta.

Los casos más recurrentes se han encontrado relacionados con:

  • Diferencias entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo reportada al CCS en auditorías previas y certificado de ARL, respecto a: horas hombre trabajadas, promedio de trabajadores afiliados, número de casos de accidente de trabajo y su clasificación entre eventos con tiempo perdido y eventos sin tiempo perdido, días perdidos por accidentes de trabajo o enfermedad laboral, número de casos de enfermedad laboral y su clasificación con o sin tiempo perdido.
  • Error en el cálculo de las horas hombre trabajadas
  • Diferencia entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo reportadas al CCS por parte de la empresa dentro de los documentos enviados para elaborar el plan de auditoría y las registradas en los informes previos del RUC® y/o en la certificación de la ARL.

La recomendación es verificar las certificaciones de la ARL previo al envío al CCS con el fin de identificar y gestionar cualquier corrección que se pueda requerir, bien sea que se haya presentado por error en digitación o error en el suministro de la información y, mantener monitoreo de los eventos reportados a las ARL, con el fin de que la información estadística que administra la empresa coincida con la que reposa en la información de la ARL.

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