Reglamento unificado del RUC®

Reglamento unificado del RUC®
DOC: OAUPE008 REV. 13 2019.12.23.

Como parte de los cambios establecidos para el año 2020, se realizó la actualización de nuestro reglamento. Es por esto, que es de suma importancia que este documento sea conocido y comprendido por las diferentes empresas contratistas, dado que en él se aterrizan diferentes aspectos y condiciones de los procesos de inscripción y evaluación del RUC®, entre otros.

A continuación, referenciamos algunos de los cambios de dicho documento.
ARTÍCULO 1o. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente reglamento tiene por objeto establecer los lineamientos que regirán el servicio del Registro Uniforme de Contratistas de Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (RUC®), así como los requisitos que deben cumplirse para su operación y desarrollo por parte del Consejo Colombiano de Seguridad (CCS).

Aplica a las compañías contratantes que han adoptado el RUC®, a las empresas contratistas inscritas en el RUC®, al Comité de Hidrocarburos, al Comité de Grandes Contratantes, al Comité Operativo del RUC® y al CCS.

ARTÍCULO 3o. RESPONSABILIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO

Las responsabilidades sobre el procedimiento de registro corresponden a la Dirección Técnica del CCS, quien garantiza la inscripción de las empresas contratistas solicitantes, dando paso a la programación de las actividades definidas dentro de la prestación del servicio. De igual forma, es responsabilidad de la Dirección Técnica mantener actualizada la información de las empresas inscritas en el RUC®.

ARTÍCULO 4o. RESPONSABILIDADES EN LA REALIZACIÓN DE VISITAS Y EMISIÓN DE INFORMES Y REPORTES

La responsabilidad sobre la realización de visitas del RUC® y la emisión de informes y reportes derivados de estas compete a la Dirección Técnica del CCS, desde donde se programan las visitas, se revisan y aprueban los hallazgos y conceptos emitidos por el grupo de profesionales involucrados en el proceso de calificación.

Las visitas del RUC® se tipifican como visita de verificación, visita de seguimiento y visita adicional, información detallada en el Capítulo V.

ARTÍCULO 6o. DIFUSIÓN DE LA GUÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS

Es responsabilidad del CCS y de los comités asociados al RUC®, difundir a las empresas contratistas la “Guía del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para Contratistas”. Para ello, el CCS pondrá a disposición todos sus canales de comunicación y liderará un plan de trabajo que será actualizado periódicamente, de acuerdo con lo requerido por los comités o la Dirección Técnica.

ARTÍCULO 7o. CUOTA ANUAL DE REGISTRO

Para tener acceso a los derechos definidos en el presente reglamento, es responsabilidad de las empresas contratistas efectuar el pago de la cuota anual de registro previo al servicio de evaluación del RUC®, de acuerdo con las indicaciones dadas por la Dirección Comercial del CCS.

Para las empresas contratistas interesadas en ingresar o renovar su inscripción al RUC®, el CCS manejará tarifas estratificadas de acuerdo con el tamaño de la empresa (dado por el número total de trabajadores de todas las sedes, el cual incluye subcontratistas, empresas temporales, cooperativas, entre otros) y el nivel de riesgo.

Si la empresa realiza la consignación correspondiente a la inscripción del RUC® (por primera vez), pero no efectúa el envío de la documentación solicitada por el CCS, y en caso de que el cliente solicite expresa y formalmente desistir de la inscripción, se hará evolución del 90% del valor consignado, teniendo en cuenta los costos administrativos que esto implica.

Por su parte, en el caso de que una empresa contratista realice el pago de la renovación de su inscripción y posteriormente quiera desistir del proceso de evaluación, no habrá lugar a la devolución del dinero. Si el proceso de evaluación no se realiza por causas atribuibles al CCS, se hará la reprogramación de la visita sin costo alguno para el contratista.

ARTÍCULO 10º. DEFINICIÓN, ALCANCE Y CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO
SOBRE ELEMENTOS PARTICULARES

1. n) Las empresas contratantes del RUC® pueden definir en cualquier momento criterios de evaluación de su interés sobre la gestión de sus empresas contratistas en SSTA o en cualquier campo de la sostenibilidad.
2. o) La evaluación de estos elementos se realiza de manera conjunta con la visita del RUC® y considera los aspectos establecidos por la empresa contratante.
3. p) Los elementos particulares generan una calificación independiente para la empresa contratante.
4. q) Todas las empresas contratistas del RUC® pueden consultar los elementos particulares definidos por la empresa contratante en el formato de autoevaluación RUC®, publicado en la página web del CCS (www.ccs.org.co).

SOBRE LOS PLANES DE ACCIÓN EXIGIDOS POR LA EMPRESAS CONTRATANTES

1. r) Las empresas contratantes del RUC® podrán solicitar al CCS el apoyo administrativo para la revisión de los planes de acción propuestos por las empresas contratistas para gestionar las no conformidades identificadas en su proceso de evaluación del RUC®.
2. s) Al finalizar el proceso de auditoría RUC® se hará entrega del formato de planes de acción a la empresa contratista que preste servicios a las empresas contratantes que exijan este requisito, el cual debe ser diligenciado y enviado vía correo electrónico al auditor que realizó la visita dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la auditoría, quien validará y emitirá un concepto conforme, no conforme o sin observaciones, dentro de los tres (3) días calendario siguientes, a la empresa contratista y contratante por correo electrónico.
3. t) El CCS no se hace responsable por las desviaciones que puedan presentarse en la gestión del contratista para el cierre de sus no conformidades del RUC®.
4. u) Si la empresa contratista del RUC® no entrega el plan de acción o el cierre de hallazgos en los plazos establecidos, se evaluará esta condición en su siguiente visita en el numeral 4.3 del RUC® “Acciones correctivas y preventivas”, en el escenario que corresponda.

ARTÍCULO 11º. PRELIMINARES

1. i) El CCS aceptará aplazamientos en la programación de las auditorías por motivos de fuerza mayor, los cuales serán evaluados por la Coordinación del RUC® del CCS. Los casos de aplazamiento deben estar soportados por escrito y firmados por el gerente o representante legal con diez (10) días calendario de anterioridad a la fecha de realización de la auditoría.

La fecha de reprogramación se hará acorde con la disponibilidad de la agenda, teniendo en cuenta que esta no es menor a dos (2) meses. Se considerará la reprogramación de la visita antes de dos (2) meses sólo si la solicitud es realizada por las empresas contratantes que han adoptado el RUC®.

Si el aplazamiento no es solicitado dentro del tiempo mencionado anteriormente, la empresa deberá cancelar los honorarios del auditor correspondiente a medio SMMLV.

Si el proceso de evaluación ya ha iniciado, se considera que la evaluación fue realizada; en este caso, el profesional procederá a realizar el informe con lo evaluado hasta el momento y los demás puntos se calificarán con cero (0). Si la empresa requiere una visita adicional, deberá cumplir con lo establecido en el Literal h y j, Artículo 11 Capítulo V. Este caso será comunicado al Comité Operativo del RUC®. Si el aplazamiento es solicitado cuando el auditor se encuentra programado en ruta, la empresa deberá cancelar adicionalmente los gastos de viaje causados.

Si durante el periodo de vigencia del certificado la empresa ha solicitado más de dos (2) aplazamientos, los casos serán informados al Comité Operativo del RUC® y a la empresa contratante correspondiente.
ARTÍCULO 12º. OPERACIÓN DEL REGISTRO

1. k) Las empresas contratistas podrán solicitar revisión de los resultados de las visitas de evaluación del RUC® máximo diez (10) días hábiles después de recibido el informe, incluyendo el sustento técnico de la solicitud. La revisión inicial se realizará por un grupo de auditores y la decisión será validada en la siguiente reunión del Comité Operativo RUC®; mientras tanto, la calificación que se encuentra vigente será la emitida inicialmente por el auditor. Si cambia dicha calificación, no tendrá efecto retroactivo a la decisión.

El CCS contará hasta con treinta (30) días hábiles para dar respuesta a la empresa contratista sobre la solicitud realizada.

1. l) En caso que se presenten diferencias entre la información suministrada por la empresa y la registrada en el informe, tales como: datos correspondientes a información general de la compañía (nombre, NIT, teléfonos, correos electrónicos o información general), que se considere no genera afectación, serán revisados por la Dirección Técnica realizando las respectivas correcciones; cualquier otro tipo de modificación requerida por la empresa contratista debe ser solicitada por escrito de manera formal y con sustento técnico a la Coordinación del RUC®, quien presentará el caso al Comité Operativo del RUC®.

Dentro del proceso de revisión de informes y de criterios de calidad, el CCS contará con treinta (30) días hábiles posteriores a la entrega del informe en la empresa, para identificar aquellos aspectos que se consideran inconsistencias, realizar los ajustes necesarios e informar a la empresa contratista, para lo cual, será necesario hacer el cambio del informe en la empresa con devolución del documento anteriormente entregado por el auditor al finalizar el proceso de evaluación.

1. m) Las empresas contratantes podrán solicitar revisión de los resultados de las visitas de evaluación del RUC® de las empresas contratistas, máximo quince (15) días hábiles después de recibir el informe enviado por la empresa contratista o por el CCS.

La solicitud de aclaración debe ser enviada a la Coordinación del RUC® del CCS, quien tramitará la solicitud con el profesional que realizó la visita e informará a la empresa contratista, para proceder a dar trámite a las inquietudes presentadas.

1. n) Si la respuesta dada al contratante desde el CCS no cumple las expectativas, se llevará el caso al Comité Operativo del RUC®, en donde se tomará la decisión de aplicación de las observaciones.

1. o) Posteriormente, se informará a la empresa contratista si el informe genera o no cambios o si es necesario realizar una visita adicional.

ARTÍCULO 13º. AUTORIZACION PARA EL USO DEL LOGO DEL RUC®

Las empresas contratistas pueden hacer uso y aplicación del logo del RUC® de acuerdo con lo establecido en el Manual de imagen del RUC®, al dar cumplimiento en su última evaluación de desempeño en la evaluación RUC®; con todos requisitos mencionados a continuación:

• Una calificación mínima vigente de 80% de su desempeño en la evaluación RUC®;
• Ejecución del proceso de auditoría completo (evaluación documental y campo);
• No presentar impacto a la accidentalidad en el periodo evaluado. Este impacto a la accidentalidad está asociado a la empresa que no presente:
• Accidentes con invalidez (Incluye calificaciones en firme del 50% o más de su capacidad laboral)
• Accidentes con Pérdida de capacidad laboral permanente parcial entre el 5 y 49,9%
• Muertes en el periodo evaluado
• Accidentes graves

El uso de la marca y logo RUC® recae única y exclusivamente sobre el Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para Contratistas – RUC®, no sobre los bienes, productos o servicios o similar que preste la empresa evaluada.

La autorización de su uso es entregada por el auditor al finalizar la evaluación RUC® por el periodo de la vigencia de esta, es decir corresponde a la fecha de vencimiento de la calificación, deben cumplirse obligatoriamente las tres condiciones para que sea autorizada la empresa. La autorización se deja por escrito en el informe final de auditoría y el área de Coordinación de Auditorías del RUC®, hace el envío del manual de imagen y aplicación de la Marca RUC® mediante correo electrónico a todas aquellas empresas que se encuentren autorizadas.

Este documento, puede ser consultado a través de nuestra página web https://ccs.org.co, ubicando el menú Soluciones, luego la opción RUC®.  Al cargar la página, ubicar la opción Documentación RUC® dando clic en documentos vigentes.