De acuerdo con el Artículo 15° sobre Elementos Particulares del Reglamento Unificado del RUC® (DOC: OAUPE008), las empresas contratantes al RUC® pueden establecer en cualquier momento criterios de evaluación específicos para la gestión de sus contratistas en temas de SSTA (Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente) o en otras áreas de que el contratante considere.
La evaluación de estos elementos se lleva a cabo conjuntamente durante la visita del RUC®, tomando en cuenta los aspectos definidos por la empresa contratante. En ciertos casos, estos elementos específicos requieren una revisión documental particular del proyecto, la cual, según lo solicitado por la empresa contratante, no se realiza en la sede principal de la empresa contratista, sino en el sitio de trabajo, en el contrato activo, como sucede con Carbones de Cerrejón Limited y Drummond Ltd. En ninguna circunstancia se evalúan estos elementos específicos durante la fase documental general del proceso de auditoría.
Actualmente las empresas contratantes que han definido elementos particulares (adicional a los requisitos del RUC®) son:
- Anglogold Ashanti Colombia S.A.
- Carbones del Cerrejon Limited
- Cementos Argos S.A.
- Clarios Andina S.A.S.
- Drummond LTD Colombia
- Federación Nacional de Cafeteros de Colombia – Buencafé
- Mexichem Resinas Colombia S.A.S. – (Vestolit – Alphagary)
- Organización Corona S.A.
- PGI Colombia Ltda. (Berry Global)»
- Surtidora de Gas del Caribe S.A. ESP
- Team Foods Colombia S.A.
- Transgas de Occidente S.A.
Recientemente la empresa Cepsa Colombia S.A, quien era contratante del Consejo colombiano de seguridad, cesó actividades en Colombia a partir del 01 de septiembre de 2024. Por lo tanto, a partir de esta fecha no es necesario aplicar ninguna particularidad a las empresas contratistas del RUC®.
Así mismo se vinculó como empresa contratante Impala Terminals Colombia S.A.S. (C.I. Trafigura Petroleum Colombia S.A.S.), una compañía global la cual ha invertido en un proyecto sin precedentes para transformar la red de transporte de productos básicos de Colombia brindando a los clientes un acceso mejor y más confiable a los mercados globales y regionales. Creando así una nueva cadena de suministro multimodal que mueve cargas a granel húmedas, secas y productos en contenedores (incluido petróleo y sus derivados, carga fraccionada, contenedores y carga de proyecto y sobredimensionada) hacia arriba y hacia abajo por el río Magdalena, la principal vía fluvial del país.
Para las contratistas que tengas vínculo comercial con esta organización, Se deben aplicar los elementos particulares independiente que tenga o no tenga contratos vigentes en el momento de la auditoría RUC®.
Dentro de los elementos particulares de esta organización encontramos:
Gestión ambiental
En el cual se evalúan elementos como:
- La empresa se encuentra a paz y salvo con el operador de contingencias a corte del mes inmediatamente anterior.
- La empresa cuenta con cobertura del operador de contingencias en todas las rutas contratadas. Los tiempos de respuesta de dicho operador no superan las 4 horas al punto más lejano de la(s) ruta(s).
- La empresa tiene formulado un Plan de Contingencia para el Manejo de Derrames de Hidrocarburos o Sustancias Nocivas con cobertura a las rutas contratadas y este se encuentra ajustado con los Términos de Referencia establecidos por la Resolución 1209 de 2018. Adicionalmente, el plan de contingencia formulado no tiene más de cuatro (4) años desde su última actualización y cuenta con los soportes de divulgación vigentes a todos los conductores que se encuentran al servicio de la operación.
- La empresa cuenta con soportes de radicado(s) del plan de contingencias a cada una de la(s) autoridad(es) ambiental(es) con jurisdicción en el punto de cargue, tránsito y descargue de cada ruta contratada. Los radicados presentados no tienen más de cuatro (4) años desde su presentación inicial o desde su última actualización.
- La empresa cuenta con usuario VITAL habilitado según resolución 1486 de 2018.
Seguridad y Salud en el Trabajo
- La empresa cuenta con un Programa de Sueño y Fatiga, y se evidencia su implementación y seguimiento.
- La empresa cuenta con un Programa de Gestión de la Velocidad, y se evidencia su implementación y seguimiento.
- La empresa cuenta con un Programa de Prevención de la Distracción, y se evidencia su implementación y seguimiento.
- La empresa cuenta con Plan Estratégico de Seguridad Vial alineado con la Resolución 40595 de 2022 y/o certificado con ISO 39001, y reporta de forma oportuna su seguimiento a la SuperTransporte de acuerdo con lo establecido por el “Articulo 6.5. Periodos de reportes” contenido en el artículo primero de la resolución 5178 de 2023.
- La empresa cuenta con Rutograma(s) diligenciado(s) en su totalidad donde se identifiquen los puntos críticos, horarios de tránsito, rutas alternas, límites de velocidad, puntos de control y de descanso definidos, entre otras medidas informativas y de prevención establecidos para cada ruta contratada y cuenta con soportes de divulgación a todos los conductores al servicio de la operación.
- La empresa garantiza la realización de la inspección preoperacional diaria de los vehículos
- Se realizan investigaciones de siniestros viales y se llevan a cabo lecciones aprendidas, cierre de los planes de acción establecidos, frente a eventos ocurridos.
Operaciones y mantenimiento
- Se evidencia que los vehículos utilizados en la operación de transporte al servicio de la organización no son modelos superiores a 15 años de antigüedad.
- La empresa demuestra controles operativos para realizar seguimiento a los horarios y tiempos de tránsito de todos los conductores al servicio de la operación.
- La empresa tiene en cuenta aspectos como la experiencia, edad, formación y certificación de los conductores dentro de sus procesos de contratación.
- La empresa cuenta con un plan de Mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo para la flota propia y subcontratada que se encuentra al servicio de la operación y se evidencia su seguimiento e implementación.
Buenas prácticas operacionales
- La empresa cuenta con puntos de inspección propios o subcontratados para identificación de actos y/o condiciones subestándares durante la prestación de los servicios.
Así mismo, la calificación establecida por IMPALA a sus contratistas debe ser igual o mayor a 85%.
El incumplimiento o desviación de los elementos particulares de las empresas contratantes, genera no conformidad en el proceso de auditoría y, por ende, su tratamiento por parte de la empresa contratista para cerrar la brecha. De igual forma algunas contratantes requieren la presentación de planes de acción los cuales también se encuentran definidos en el artículo 16°. Sobre los planes de acción exigidos por las empresas Contratantes, Reglamento Unificado Del RUC® DOC: OAUPE008.
Recuerde que, los elementos particulares pueden ser consultados en el formato de autoevaluación del RUC, el cual se encuentra disponible a través de la página Web del CCS.
