Por: Mauricio Gómez Triana Auditor líder II Ingeniero Químico / MSc. en Gestión y Evaluación Ambiental / Especialista en seguridad industrial, higiene y gestión ambiental / Especialista en sistemas de control organizacional y de gestión
Cómo citar este artículo
Gómez, M. (2024). Tratamiento del riesgo en la Guía RUC®: administración de contratistas y proveedores. Revista Protección & Seguridad No. 421. (mayo – junio 2024). pág. 34-39. https://ccs.org.co/tratamiento_riesgo_guia_ruc/
Como parte de los controles operacionales de los riesgos tanto laborales como ambientales considerados en la guía RUC®, están aquellos relacionados con la administración de contratistas y proveedores, considerando que un producto o un servicio dentro de la cadena de valor y en ejecución de las actividades puede afectar la conformidad del sistema de gestión de la Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA) ya sea por la generación o falta de control de un impacto ambiental, el aumento del nivel de los riesgos laborales, el incremento en la frecuencia y severidad de accidentes de trabajo en personal propio o en terceros y el potencial de incumplimientos legales.
Teniendo en consideración está condición, tanto la Guía RUC®1 como los referentes legales (Decreto 1075 de 2015, artículos 2.2.4.6.27 y 2.2.4.6.28 y Resolución 0312 de 2019, estándar mínimo de evaluación y selección de proveedores y contratistas) tienen dentro de sus requisitos el contar con controles para la selección y evaluación de sus proveedores y contratistas, incluyendo un procedimiento documentado en el que se consideren criterios de SSTA de acuerdo con la actividad contratada o el bien suministrado.
En las experiencias de auditorías se presentan desviaciones a este requisito, generalmente por diferentes situaciones con los criterios, ya sean de selección y evaluación que no consideran elementos asociados al Sistema de Gestión de la SSTA, los de evaluación porque son considerados iguales para todos los proveedores y contratistas y no están alineados al bien o servicio su- ministrado, porque los propuestos son de difícil evaluación y no se pueden evidenciar o porque sencillamente no se ejecuta este elemento.
Entonces, ¿cómo se puede enfocar este elemento para dar cumplimiento a los requisitos legales, evidenciar con formidad con la Guía RUCR y generar valor en el sistema de gestión? Una perspectiva sistémica permitiría percibir a los proveedores y contratistas como una extensión de la empresa dado que pueden impactar directamente en la calidad del producto o servicio, la seguridad de los trabajadores, así como en el desempeño ambiental y reputacional de las operaciones. Por tanto, para dar respuesta a la pregunta, se debería iniciar con una valoración de la criticidad de estos proveedores y contratistas para determinar cuáles de ellos puede dar lugar a incumplimientos normativos, fallas en la producción, accidentes laborales y daños ambientales.
Para la identificación y determinación de la criticidad de estos actores se pue- den utilizar metodologías como:
- Matriz de Kraljic: este modelo clasifica a los proveedores según su impacto en la organización y el nivel de riesgo que representan. Con ello, se pueden definir estrategias de gestión diferenciadas según la categoría del proveedor (estratégico, cuello de botella, apalancamiento o no crítico).
- Análisis ABC (clasificación por valor): segmenta los productos o proveedores según su impacto en el costo total de compras.
- Matriz de Carter (modelo de preferencia de proveedores): clasifica a los proveedores según su importancia para la empresa y su dependencia de esta.
- Modelo de Sourcing de portafolio de Weele: clasifica las compras en función de su importancia estratégica y la cantidad de proveedores disponibles.
- Evaluación de riesgos: aplicar un enfoque basado en riesgos permite identificar aquellos proveedores que pueden representar una amenaza para la organización. Esto incluye evaluar su cumplimiento legal e impacto ambiental.
Para controlar los riesgos generados por proveedores y contratistas, es crucial establecer mecanismos eficaces de selección y evaluación que permitan garantizar que cumplen con los estándares requeridos y contribuyen a la mejora continua del sistema de gestión.
Para mejorar el control de proveedores y contratistas, se debería: » Definir criterios de evaluación claros, estableciendo requisitos específicos en términos de calidad, seguridad y medio ambiente, considerando el bien o servicio suministrado; así como las actividades de alto riesgo y permanencia. » Comunicar los procedimientos, metodologías y criterios de selección y evaluación de SSTA a los proveedores y contratistas.
- Validar que los contratistas y proveedores tienen documentado e implementado el SG-SST y verifican el cumplimiento de los estándares mínimos de este.
- Verificar, antes del inicio del trabajo y periódicamente, el cumplimiento de la obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales.
- Desarrollar relaciones de largo plazo que fomenten la colaboración con proveedores estratégicos para mejorar la cadena de suministro.
- Capacitar y sensibilizar a los proveedores en programas de formación sobre buenas prácticas y cumplimiento normativo. Informar a los proveedores y contratistas, al igual que a los trabajadores previo al inicio del contrato, los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de trabajo, incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias, así como la forma de controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias.
- Usar tecnología y digitalización en la implementación de plataformas para la gestión documental, auditorías y evaluaciones en línea.
- Llevar los indicadores clave de desempeño (KPI) para definir y monitorear el avance en el cumplimiento de entregas, calidad del producto o servicio, incidentes ambientales o de seguridad y tiempos de respuesta ante fallas, lo que permite medir objetivamente el desempeño de los proveedores y contratistas.
- Realizar auditorías y evaluaciones periódicas para verificar en terreno el cumplimiento de los requisitos exigidos por la empresa. Se pueden realizar auditorías documentales, in situ o de seguimiento.
En el contexto actual es cada vez más valioso asegurar la cadena de suministros, reducir los riesgos de SSTA, garantizar que los bienes o servicios se incluyan conforme con los requisitos de los sistemas de gestión (calidad, SST, ambiental y otros) y buscar la sostenibilidad. El acompañamiento a los contratistas y proveedores impulsa el desarrollo o madurez del sistema, permite garantizar el cumplimiento de los objetivos organizacionales, minimizar riesgos y, adicionalmente, se considera como buena práctica desde la evaluación del RUC®.
Referencias:
Carter, R., y Narasimhan, R. (1996). ¿Es la compra realmente estratégica? Revista Internacional de Gestión de Compras y Materiales 32(4), 20-28.
Chopra, S., y Meindl, P. (2021). Gestión de la cadena de suministro: estrategia, planificación y operación (7.ª ed.). Pearson.
Gelderman, CJ, y Van Weele, AJ (2005). Modelos de cartera de compras: una crítica y actualización. Journal of Supply Chain Management. 41(3), 19-28.
International Organization for standardization. (2018). ISO 31000:2018 – Risk management – Guidelines.
Kraljic, P. (1983). Las compras deben convertirse en gestión de suministros. Harvard Business Review, 61(5), 109-117.
