Acciones y análisis de causas

Una de las bases importantes de los sistemas de gestión es la toma de acciones correctivas y preventivas, a fin de ir un paso adelante de las no conformidades potenciales y las reales, llevando al mejoramiento continuo.

Pero antes de todo, es importante tener claro las diferencias entre corrección, acción correctiva y acción preventiva.  En este orden de ideas, la corrección consiste en eliminar la no conformidad, ejemplo: “No se evidencia evaluación mediciones higiénicas ocupacionales”, para este caso la corrección es hacer las mediciones higiénicas correspondientes; sin embargo, cuando hablamos de acciones bien sea correctiva o preventivas, busca eliminar las causas que generan esta desviación, siendo para cada caso acción correctiva si es una no conformidad real o acción preventiva una no conformidad potencial.

Volviendo al ejemplo, en este caso, la acción correctiva buscaría las razones por la cuales no se había realizado estas mediciones, dentro de las cuales en análisis es posible que arroje una falta de identificación de peligros, falta de la gestión para su desarrollo, falta de formación del personal para poder identificar esta necesidad,  incluso un tema de recursos.

Una vez identificadas las causas de la desviación, las acciones a tomar deben ir encaminadas a eliminar su origen, es decir, no se limita a la ejecución de las mediciones higiénicas sino, según el ejemplo, a verificar la metodología de identificación de peligros, capacitación/o formación de esta metodología, validación de matriz de peligros, consecución de recurso, etc.

Realizar un buen análisis de las causas, validando cada una de las variables que pudieron haber aportado a la generación de la desviación, es clave para tomar acciones, el monitoreo y seguimiento a las mismas.

Es de aclarar que el implementar las acciones no garantiza que realmente estas funcionen, y que la desviación no se repita en el tiempo, es por esta razón que se debe realizar una buena validación de la eficacia, con actividades complementarias y de ser necesario replanteamiento de las acciones.

Conforme los lineamientos de la guía RUC, las acciones tanto correctivas como preventivas pueden ser las derivadas de los resultados de las inspecciones, investigación de incidentes, auditorías internas y externas, observación de tareas, reportes de actos y condiciones, sugerencias del personal o contratistas, revisión por la gerencia, cambios en procedimientos o métodos de trabajo, el monitoreo de indicadores, actas de inconsistencias o acciones administrativas del Ministerio del Trabajo, Ministerio del Ambiente, ARL’s u otras entidades entre otras.

El tratamiento a las no conformidades encontradas debe realizarse por medio del procedimiento de acciones correctivas o preventivas definido por la organización y cuando la acción correctiva y la acción preventiva identifican peligros en SSTA nuevos o que han cambiado, o la necesidad de controles nuevos o modificados, el procedimiento debe exigir que las acciones propuestas sean revisadas a través del proceso de valoración del riesgo antes de su implementación.

No esta mal que se generen desviaciones en los sistemas de gestión, que no se cumplan metas, o indicadores, pues los sistemas de gestión son muy dinámicos y muchos factores internos y externos pueden afectar en su funcionamiento;  lo  malo está en no tomar acciones correctivas o preventivas que ayuden a subsanarlas y de esta forma llegar al mejoramiento continuo.