En el Reglamento Unificado del RUC®, el artículo 14, literal s, establece lo siguiente: “Si durante el proceso de evaluación del RUC® se detectan inconsistencias o alteraciones en los documentos, reportes o información proporcionada por la empresa contratista, el auditor levantará un acta de inconsistencia, la cual se incluirá en el informe de auditoría correspondiente. Además, el auditor llevará consigo una copia de los documentos pertinentes para presentar el caso ante el Comité Operativo del RUC®, si fuera necesario.”
De acuerdo con los requisitos establecidos en la Guía RUC, específicamente en los numerales 1.2, 1,3 y 4.3, las actas de inconsistencias detectadas deben gestionarse mediante el procedimiento de acciones correctivas y preventivas. Esto incluye el análisis de las causas, la creación de un plan de acción, y el seguimiento para verificar la eficacia de las acciones adoptadas.
Es importante aclarar que los contratistas no deben enviar esta información al CCS. Tampoco es necesario remitirla al auditor responsable de la auditoría en la que se identificó la inconsistencia, ni solicitar reuniones con el CCS para cerrar el proceso correspondiente.
Las acciones correctivas serán revisadas en el siguiente ejercicio de auditoría, momento en el cual se realizará la trazabilidad y verificación de la información.
Entre los casos más comunes de inconsistencias se encuentran los siguientes:
- Discrepancias entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo reportadas al CCS en auditorías previas y los certificados de la ARL, específicamente en cuanto a: horas hombre trabajadas, promedio de trabajadores afiliados, número de casos de accidentes de trabajo y su clasificación entre aquellos con y sin tiempo perdido, días perdidos por accidentes de trabajo o enfermedad laboral, y número de casos de enfermedad laboral clasificados con o sin tiempo perdido.
- Errores en el cálculo de las horas hombre trabajadas.
- Diferencias entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo que la empresa reporta al CCS en los documentos enviados para la elaboración del plan de auditoría, y las que están registradas en los informes previos del RUC® o en los certificados de la ARL.
Como recomendación, se sugiere verificar las certificaciones de la ARL antes de enviarlas al CCS, para identificar y corregir cualquier error, ya sea por equivocaciones en la digitación o en la provisión de la información. Además, es clave mantener un monitoreo constante de los eventos reportados a las ARL, asegurando que la información estadística manejada por la empresa coincida con la registrada por la ARL. Recuerde que las estadísticas precisas son las que maneja la organización, ya que es esta la que tiene el conocimiento exacto sobre el número de accidentes ocurridos en la empresa y los días de incapacidad derivados de los mismos. Se espera que esta información coincida con la certificación que emite la ARL, en la medida que se reporte de manera adecuada y oportuna los accidentes ocurridos, así como generar el proceso de recobro de las incapacidades asociadas.
