La auditoría como herramienta fundamental del mejoramiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, es un paso que todo supervisor debe afrontar ya sea como auditado o como auditor. Un supervisor en seguridad y salud en el trabajo debe conocer los pasos para la planificación de la auditoría, así como los tipos de auditorías que puede realizar la empresa y puede recibir. A continuación, encontrará algunas recomendaciones para el auditor y el auditado:
Recomendaciones para el auditor:
¿Qué hacer?
- Preparar la auditoría, no solamente en el proceso general, sino conocer con detalle los procesos, procedimientos, productos y servicios a ser auditados.
- Mantener una comunicación abierta en todo momento, permitiendo que el auditado se exprese sin restricciones.
- Aclarar oportunamente los posibles hallazgos, controversias o malentendidos que se presenten durante la auditoría.
- Seguir el programa de auditoría concertado con la empresa o entidad, esto ayudará a que los participantes de esta puedan planificar sus actividades rutinarias con las de la auditoría.
¿Qué no hacer?
- Entrar en controversia con el auditado, en caso de haber diferencias importantes sobre algún aspecto, el auditor deberá acudir a la evidencia objetiva (procedimientos, documentación, registros, etc.) y dejar registradas estas controversias en el informe, las cuales deberán ser dirimidas con la instancia que se haya definido, como puede ser el auditor líder y jefe inmediato del área.
- Enfocarse en aspectos mínimos e irrelevantes de la empresa o entidad (por ejemplo, el llenado incompleto de un formato) y no fijarse en aquellos que en realidad puedan ser críticos para la seguridad y salud de los trabajadores.
- No se debe juzgar los procedimientos o actividades adelantadas por la empresa o entidad, ni emitir juicios de valor indicando que está bien o mal de los procedimientos documentados, donde se convierta el auditor en consultor o asesor, por el contrario, solo se debe señalar el cumplimiento de los requisitos PILO.
- Tampoco se debe sobreponer la auditoría sobre las necesidades de la operación, esta no debe afectar el normal funcionamiento de la empresa o entidad, teniendo en cuenta que se pueden presentar situaciones de emergencia o que requieran la acción inmediata por los auditados. En este caso se debe analizar la situación con el fin de esperar su solución o reprogramarla auditoría.
Recomendaciones para el auditado:
¿Qué hacer?
- Lo primero que tiene recordar el auditado es responder únicamente lo preguntado, en ocasiones los auditados por querer impresionar al auditor muestran más de lo solicitado y esto puede abrir la puerta a identificar nuevos hallazgos que lleven a no conformidades.
- Manejar la respiración a la hora de responder puede ser una estrategia que ayude a mantener la oxigenación del cerebro y desarrollar mucho mejor las ideas.
- Disponer de la documentación y las evidencias solicitadas por el auditor, hacer entrega de estas oportunamente, evitará que se consideren que se está ocultando información.
- Informar a los demás miembros de la empresa o entidad que no deberán responder sobre asuntos que no son del alcance de sus responsabilidades, con el fin de evitar respuestas que puedan estar herradas.
- Solicitar aclaración al auditor, frente a las preguntas que no se entiendan o que de acuerdo con su consideración no están correctamente formuladas.
¿Qué no hacer?
- Mentir, la sinceridad será la mejor herramienta para explicar lo que se ha realizado, mentir puede llegar al ocultamiento de realidades que superen el proceso de auditoría, sin embargo, esto evitará la mejora continua y podría resultar en el deterioro de las condiciones de trabajo, acarreando accidentes y enfermedades laborales.
- No se deben realizar cambios, adecuaciones, construcciones y demás acciones de último momento para aparentar mejores condiciones de trabajo.
- Alterar, cambiar, o modificar resultados de investigaciones de accidentes, estadísticas de accidentes y enfermedades, en general cualquier registro del sistema de gestión.
- Incumplir o dilatar los tiempos establecidos en el plan de auditoría, esto puede generar retrasos en la ejecución de esta.
Tomado de: Boletín El Supervisor / Guía práctica de auditoría del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST / Vol. 17 / No. 97 / Primer Bimestre 2020.
