Conforme lo definido en el Artículo 14°. Condiciones generales del servicio, Literal e) del Reglamento Unificado Del RUC® DOC: OAUPE008, Toda visita incluirá verificación documental y verificación en campo, excepto en los casos en que la empresa contratista no esté ejecutando sus procesos misionales y/o no cuente con contratos vigentes a la fecha de su realización, situación para la cual hay unos requisitos que deben cumplirse para así ser aceptadas.
El desarrollo de la auditoría contempla dos fases que se dividen en documental validación de loscampos (revisión de la actividad misional, contrato, proyecto u orden de servicio); para la cual deberá revisarse las actividades de las empresas contratantes del RUC (disponibles en el portal del RUC) y al menos una de las empresas no contratantes.
Los tiempos asignados para los procesos de renovación se clasifican así:
- Para aquellas empresas que tengan entre 1 y 99 colaboradores y se encuentren en riesgo I y II, el tiempo asignado para el ejercicio de seguimiento será de 12 horas efectivas con un campo a validar.
- Para las empresas con más de 100 trabajadores clasificadas en riesgo I y II; y empresas entre 1 y 99 trabajadores riesgo tres IV y V, el tiempo asignado para el ejercicio de auditoría será de 16 horas efectivas con dos campos a validar.
- Para las empresas que tengan entre 100 y 499 trabajadores riesgo III, IV y V, el tiempo asignado para el ejercicio será de 20 horas efectivas con dos campos a validar.
- Para las empresas con más de 500 trabajadores riesgo III, IV y V, el tiempo asignado para auditoría será de 24 horas efectivas con tres campos a validar.
En estos tiempos se encuentran los necesarios para el desarrollo de los respectivos informes, dato que deberá quedar reflejado en el respectivo plan de auditoría. Para los ejercicios de verificación se adicionan dos horas más de verificación documental.
Es preciso recordar que, las organizaciones deben relacionar todos los proyectos, contratos o servicios que tenga, ya que una empresa contratista podrá pertenecer a varias empresas contratantes (Cerrejón, Cerro Matoso, Drummond, entre otros) que exigen la validación del ejercicio de auditoría en los contratos que la contratista tiene con ellos, siendo necesario, en algunas ocasiones, la programación de campos adicionales y a su vez ampliar los tiempos del ejercicio.
Esta particularidad la tienen actualmente las siguientes empresas:
- ACESCO COLOMBIA S.A.S
- ACERIAS PAZ DEL RIO S.A.
- ADAMA ANDINA B.V. SUCURSAL COLOMBIA
- AIR – E S.A.S. E.S.P.
- ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.
- BANCO DAVIVIENDA S.A.
- CARBONES DEL CERREJON LIMITED
- CARVAJAL PULPA Y PAPEL S.A.
- CEMENTOS ARGOS S.A.
- CERRO MATOSO S.A
- COLGATE PALMOLIVE COMPANIA
- COLOMBIA MOVIL S.A. E.S.P – TIGO UNE EPM TELECOMUNICACIONES
- CRISTALERIA PELDAR S.A.
- DRUMMOND LTD COLOMBIA
- FEDERACION NACIONAL DE CAFETEROS DE COLOMBIA – BUENCAFÉ
- FRONTERA ENERGY COLOMBIA CORP., SUCURSAL COLOMBIA
- GASES INDUSTRIALES DE COLOMBIA S.A. CRYOGAS
- GEOPARK COLOMBIA S.A.S
- INGREDION COLOMBIA S.A.
- JOHNSON & JOHNSON DE COLOMBIA S.A. (KENVUE)
- MEXICHEM RESINAS COLOMBIA S.A.S. (VESTOLIT – ALPHAGARY)
- ORGANIZACIÓN CORONA S.A
- ORGANIZACION TERPEL S.A
- PGI COLOMBIA LTDA (BERRY GLOBAL)
- PRIMAX COLOMBIA SAS
- SIERRACOL ENERGY ARAUCA, LLC
- SMURFIT KAPPA CARTON DE COLOMBIA S.A.
- SOCIEDAD DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BARRANQUILLA S.A. E.S.P. TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.
- SURTIDORA DE GAS DEL CARIBE S.A. ESP
- TEAM FOODS COLOMBIA S A
- TRANSGAS DE OCCIDENTE S.A.
- VIBRANTZ COLOMBIA S.A.S
- ULTRACEM S.A.S.
- IMPALA TERMINALS COLOMBIA S.A.S. – (C.I. TRAFIGURA PETROLEUM COLOMBIA S.A.S.)
- MANUELITA S.A.
- PERENCO COLOMBIA LIMITED
En caso de requerirse campos adicionales, el valor de cada uno corresponderá a una tarifa establecida por el CCS, teniendo en cuenta el número de trabajadores y el nivel de riesgo al que se encuentran expuestos en el proyecto a evaluar.
Para la validación de campo, la organización debe generar la logística necesaria para el desarrollo de estas actividades incluyendo los desplazamientos a campo, teniendo en cuenta que los costos de desplazamiento para las visitas a realizar fuera de las ciudades bases de los profesionales serán asumidos por las empresas a visitar en el sitio respectivo. Siempre y cuando sea posible la programación de varias empresas para una misma región o ciudad este costo será prorrateado entre las diferentes empresas programadas, lo anterior conforme lo establecido en el Reglamento del RUC en el Capítulo V Articulo 11 Preliminares ítem d.
En los casos en que la empresa contratista no esté ejecutando sus procesos misionales y/o no cuente con contratos vigentes a la fecha de su realización, se realizará sólo la verificación documental, información que debe ser certificada por el representante legal de la empresa, mediante carta enviada al CCS (la cual hará parte del informe de evaluación RUC®), validada por las empresas contratantes que adoptan el RUC®. En estos casos, cuando se realice solo verificación documental, el informe se cerrará y entregará tres (3) meses posteriores a la auditoría documental; si en este tiempo la empresa contratista accede a un contrato o ejecución de su actividad misional deberá notificar al CCS quien procederá a programar la verificación en campo sin costo, para cerrar y entregar los resultados. Si la notificación anterior, no se realiza dentro de los tres (3) meses posteriores a la auditoría documental, deberá realizar el pago de un campo adicional.
