Auditorías virtuales: medida adoptada frente al COVID-19 para empresas RUC®

Dando respuesta a la pandemia del COVID-19 a nivel mundial y al estado de emergencia declarado por el Gobierno Nacional y de acuerdo con la decisión de la Presidencia en su decreto 457, que reglamenta la cuarentena total a fin de evitar la propagación del coronavirus en Colombia, el CCS acoge las medidas excepcionales, ocasionales y temporales para el sector público y privado, en este sentido comunicamos las siguientes decisiones frente a las auditorías RUC®.

Se seguirán desarrollando las auditorías de manera remota con el uso de tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC), en caso que la empresa auditada cuente con la capacidad tecnológica y acepte esta modalidad de auditoría. La metodología será informada previamente a cada organización a fin de asegurar la infraestructura necesaria y mantener la integridad del proceso.  Esta auditoría se realizará de forma documental, la verificación en campo se retomará posteriormente.

Para el desarrollo de estas auditorías el CCS se apoya con la herramienta de comunicación Hangouts Meet, solución de videoconferencia integrada en la plataforma G Suite, el cual permite la participación de hasta 100 personas, en la que podrán proyectar su pantalla o compartir una presentación.

Para esta actividad, es necesario realizar pruebas previas de conexión, es decir audio y cámara, a fin de garantizar las óptimas condiciones el día de auditoría. También es posible apoyarse con otros medios tecnológicos previa autorización y aprobación por parte de la empresa contratista.

Este tipo de auditoria es sólo documental, por lo cual, la empresa puede solicitar el informe de auditoría provisional, en donde se especifica que la calificación no incluye verificación en campo, corresponde únicamente a auditoría documental. De igual forma se incluye nota indicando lo siguiente “No se realizó visita de campo debido a las medidas de prevención tomadas por la pandemia del coronavirus covid-19, por lo tanto, se entrega informe documental provisional, la empresa XXXXX debe programar la fase de campo una vez sea superada la situación.”

Este informe provisional les permite a las empresas participar en los diferentes procesos licitatorios o comerciales en los cuales se requiera la calificación, con el fiel compromiso de su programación en campo de manera posterior.

La empresa puede adelantar el proceso documental y no solicitar el informe provisional, por lo cual sólo es entregado por parte del auditor la relación de no conformidades a las que haya lugar, no hay calificación previa. Con esto, la empresa adelanta el ejercicio y podrá seguir utilizándola la calificación anterior, teniendo en cuenta la prórroga extensiva de 3 meses dada por el CCS, como apoyo a las empresas contratistas ante la pandemia. Importante aclarar que la prórroga estará activa sólo hasta tres meses después del último día de confinamiento nacional obligatorio.

Todas estas medidas, buscan que las empresas en ningún momento queden sin calificación vigente, puedan reducir de alguna forma los costos por desplazamiento y adicionalmente ayudan a que no se genere un posible cuello de botella una vez se supere la situación COVID-19 por el represamiento de empresas y sus procesos de auditorías aplazadas, siendo más fácil una reprogramación sólo de campo. Es por esto, que invitamos a nuestras empresas contratistas a continuar con sus procesos de auditoría documentales haciendo uso de las TIC y demás medios tecnológicos.

En el CCS estamos comprometidos en cuidar de todas nuestras partes interesadas tomado las medidas necesarias para salvaguardar la salud por el bien común de nuestra sociedad y del país.