En las actuales circunstancias de salud pública, con una pandemia cuya duración es incierta, el trabajo de auditoría (igual que muchas otras actividades) hace que se consideren técnicas remotas para cumplir los compromisos.
Se seguirán desarrollando las auditorías de manera remota, con el uso de tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC), en caso de que la empresa auditada cuente con la capacidad tecnológica y acepte sus modalidades. La metodología será informada previamente a cada organización a fin de asegurar la infraestructura necesaria y mantener la integridad del proceso. Esta auditoría se realizará de forma documental, en la medida de lo posible y una vez validado por el auditor y la empresa, la verificación en campo también podrá realizarse bajo este mismo concepto.
Al ejecutar la auditoría en forma remota, los auditores tienen las mismas obligaciones de cumplimiento normativo y de calidad que tienen cuando trabajan in situ. Los tiempos asignados para la actividad serán los mismos, y que de la misma forma que en una auditoría presencial, la información debe fluir.
En el caso de los documentos del sistema de gestión u otros registros que ya estén en medio magnético (escaneados), la empresa los puede sustentar mediante la opción de compartir pantalla. En el caso que particularmente los registros no se encuentren en medio magnético, se emplean ayudas con aplicaciones, como es el caso del WhatsApp, en el cual se forma un grupo con las personas interesadas en el ejercicio y una vez solicitado el registro la empresa de manera inmediata toma una fotografía y la envía a través de este, optimizando los tiempos para la visualización. Esta información será tratada de la misma forma en que se tratan los demás documentos enviados por la empresa previamente para le realización de la actividad.
Para los ejercicios de auditorías remotas en campo, se están desarrollando por medio de video llamadas, en tiempo real, de manera que permita la visualización directa de las actividades, en las cuales también se solicitan registros asociadas a ellas en sitios, las cuales se sustentan mediante fotografías y envíos a grupo conformado, para ello, la empresa debe garantizar los recursos que faciliten dicha actividad. Sin embargo, para los procesos de auditoría remotas de los campos, es necesario validar con permisos de clientes, condiciones seguras para su realización (atmosferas peligrosas, zonas clasificadas entre otros), de manera que permita la realización de esta actividad de manera segura sin poner en riesgo a ningún integrante de la organización, ni incurrir en incumplimientos de tipo contractual.
Cabe aclarar que al igual que cualquier otro ejercicio de auditoría, los auditores deben aplicar los principios de acuerdo con la norma NTC 19011: 2018:
- Integridad: El fundamento de la profesionalidad.
- Presentación Imparcial: La obligación de informar con veracidad y exactitud.
- Debido cuidado Profesional: La aplicación de diligencia y juicio al auditar.
- Confidencialidad: Seguridad de la Información.
- Independencia: Base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.
- Enfoque Basado en la evidencia: El método racional para alcanzar conclusiones de auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.
- Enfoque Basado en el riesgo: Un enfoque de auditoría que considere riesgos y oportunidades.
- Conducta Ética: El fundamento de la profesionalidad.
- Presentación Ecuánime: La obligación de informar con veracidad y exactitud.
- Debido cuidado Profesional: La aplicación de diligencia y juicio al auditar.
- Independencia: Base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.
Para esta actividad, es necesario realizar pruebas previas de conexión, es decir audio y cámara, a fin de garantizar las óptimas condiciones el día de la auditoría. También es posible apoyarse con otros medios tecnológicos previa autorización y aprobación por parte de la empresa contratista.
Para aquellas empresas contratistas, que no puedan realizar su campo, se les seguirá entregando el informe provisional, el cual les permite participar en los diferentes procesos licitatorios o comerciales en los que se requiera la calificación, con el fiel compromiso de su programación en campo de manera posterior.
Es de anotar que los informes entregados en la modalidad documental no cuentan con acceso a escenarios de excelencias y se restringe el uso de logo del CCS.
Todas estas medidas, buscan proteger a todos los actores de un ejercicio de auditoría y a su vez no generar un posible cuello de botella una vez se supere la situación COVID-19, lo anterior por el represamiento de empresas y sus procesos de auditorías aplazadas, siendo más fácil una reprogramación sólo de campo. Es por esto, que invitamos a nuestras empresas contratistas a continuar con sus procesos de auditoría (documentales o completas) haciendo uso de las TIC y demás medios tecnológicos.
En el CCS estamos comprometidos en cuidar de todas nuestras partes interesadas tomando las medidas necesarias para salvaguardar la salud por el bien común de nuestra sociedad y del país.
Para más información puedes comunicarte al correo electrónico ruc@ccs.org.co ?
