En diciembre de 2019 se presentaron algunos cambios en la guía, el formato de autoevaluación y el Reglamento RUC®; algunas empresas han manifestado dudas sobre dichos cambios y confusión entre algunos términos. Este artículo busca dar claridad a los mismos con el fin de facilitar su cumplimiento por parte de las empresas inscritas en RUC; en este mes hablaremos específicamente sobre dos conceptos que pueden sonar similares, pero que no indican lo mismo: Inconsistencia e Imprecisión.
1. Inconsistencias
Se debe entender como inconsistencia aquella diferencia en el contenido o alteraciones en cualquiera de los documentos, reportes o información suministrada por la empresa contratista.
En el Reglamento Unificado del RUC® en su artículo 9, literal h, se habla sobre las inconsistencias en la información entregada al CCS durante el desarrollo de auditoría, aclarando que en caso de evidenciarlas durante el proceso de evaluación, el auditor debe registrarlas en un acta de inconsistencias que quedará incluida dentro del informe RUC®. De acuerdo con la gravedad de la inconsistencia, se determinará la necesidad de llevar la misma para evaluación del comité operativo del RUC®.
2. Imprecisiones
Dentro de los cambios de la Guía RUC® se incorpora el nuevo numeral 6 que habla sobre las imprecisiones, palabra que hace referencia a la identificación durante el desarrollo de auditoría del NO REPORTE en el período de vigencia y durante los cinco años anteriores, de casos de Accidentes de Trabajo que influyan en la tendencia o en el impacto a la accidentalidad.
Numeral 6. Imprecisión en la información suministrada por la organización con respecto a la accidentalidad
Las imprecisiones en la información de accidentalidad se presentan cuando se evidencia que los casos no reportados al CCS corresponden a accidentes de trabajo con: incapacidad temporal, IPP calificadas o con calificación en firme, invalidez o fatales.
Cuando se identifica una imprecisión se procede la clasificación del evento según la categorización de este como evento con impacto a la accidentalidad y, con generación de No Conformidad ante el numeral 6 de la Guía RUC®, con una disminución en la calificación de 5%. Está no conformidad e impacto en la calificación se mantendrá durante las siguientes tres auditorías de seguimiento que reciba la empresa.
La descripción o detalle de la imprecisión identificada puede registrarse paralelamente en un acta de inconsistencias para facilidad en la claridad y extensión de los datos y evidencias encontradas.
3.Preguntas frecuentas sobre las actas de inconsistencias
a.¿Las actas de inconsistencia quitan calificación?
Las actas de inconsistencias no representan un impacto en la calificación, siempre que este no vaya relacionado con el numeral 6 de la guía RUC®, es decir, el no reporte de incapacidad temporal, IPP calificadas o con calificación en firme, invalidez o fatales en el período de vigencia y durante los cinco años anteriores
b.¿Qué debo hacer cuando me generan un acta de inconsistencias dentro del informe RUC?
Cuando dentro del informe de auditoría queda incluida un Acta de inconsistencias, la empresa debe hacer la gestión de análisis de causas de esta, generar las acciones correctivas a que haya lugar e incluir como elemento de entrada en la revisión gerencial con el fin de asegurar su gestión, para seguimiento en la próxima auditoría RUC®. Para dar claridad a esta gestión, citaremos los numerales de la Guía RUC® donde se indica el manejo a la misma:
Numeral 4.1: “Realizar análisis de causas de las actas de inconsistencias asociadas a accidentalidad”
Numeral 4.3: “El tratamiento a las no conformidades encontradas debe realizarse por medio del procedimiento de acciones correctivas o preventivas definido a través de los resultados de… auditoría externa realizada por el Consejo Colombiano de Seguridad (CCS), que incluya análisis de actas de inconsistencias.”
Numeral 1.2.2: La información de entrada para la revisión por la gerencia debe incluir…análisis de actas de inconsistencias”
Se espera que la empresa pueda subsanar las inconsistencias identificadas para la siguiente auditoría de seguimiento, donde se verificará: análisis de causalidad, acción correctiva e inclusión dentro de la revisión por la Dirección.
c.¿Cuáles son los temas que más están generando actas de inconsistencias dentro de las auditorías RUC?
Los casos mas recurrentes se han encontrado relacionados con:
- Diferencias entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo reportada al CCS en auditorías previas y certificado de ARL, respecto a: horas hombre trabajadas, promedio de trabajadores afiliados, numero de casos de accidente de trabajo y su clasificación entre eventos con tiempo perdido y eventos sin tiempo perdido, días perdidos por accidentes de trabajo o enfermedad laboral, número de casos de enfermedad laboral y su clasificación con o sin tiempo perdido.
- Error en el cálculo de las horas hombre trabajadas
- Diferencia entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo reportada al CCS por parte de la empresa dentro de los documentos enviados para elaborar el plan de auditoría y las registradas en los informes previos del RUC® y/o en la certificación de la ARL.
La recomendación es verificar las certificaciones de la ARL previo al envío al CCS con el fin de identificar y gestionar cualquier corrección que se pueda requerir, bien sea que se haya presentado por error en digitación o error en el suministro de la información y, mantener monitoreo de los eventos reportados a las ARL, con el fin de que la información estadística que administra la empresa coincida con la que reposa en la información de la ARL.
d.¿Cómo sé si en mi último informe se generó acta de inconsistencias?
Cuando se genera acta de inconsistencias durante el proceso de auditoría RUC, esta queda incluida en la parte final del informe como un anexo. Teniendo en cuenta esta inquietud por parte de algunas empresas inscritas en RUC®, en los informes de auditorías realizadas a partir del 18 de agosto de 2020, se podrá identificar en la página 2 del informe sí se ha generado acta de inconsistencias y en que página se encuentra registrada. Para las auditorías realizadas antes del 18 de agosto de 2020, la empresa debe verificar en la parte final del informe RUC® para confirmar si tiene acta de inconsistencias para gestionar.
4.Preguntas frecuentes sobre las imprecisiones
a.¿Las imprecisiones pueden apelarse?
En el numeral 6 de la Guía RUC® se establece lo siguiente: “La empresa contará con la posibilidad de realizar su aclaración al Comité Operativo dentro los 10 días calendario posterior a la auditoría, siguiendo lo estipulado en el Literal k del Artículo 12 del OAUPE008 Reglamento Unificado del RUC®.”
b.¿Durante cuantos años permanece la no conformidad por una imprecisión?
Cuando se genera una No Conformidad ante el numeral 6 por Imprecisión en la información suministrada por la organización con respecto a la accidentalidad, la empresa tendrá una disminución en su calificación total del 5%, lo cual se mantendrá durante las siguientes tres auditorías de seguimiento RUC® que reciba la empresa.
c.¿Cuándo se identifica el no reporte al CCS de eventos de accidentalidad, en el periodo en que debieron ser evaluados, se afecta también el numeral 5 por impacto en la accidentalidad?
Si durante la auditoría del año en curso se identifica la existencia de accidentes graves, con lesiones incapacitantes (permanente, parcial o invalidez) y/o fatalidades que no hayan sido registrados en los certificados de la ARL requeridos para las auditorías de los últimos 5 periodos anteriores y/o que no hayan sido informados por la empresa a los auditores del RUC® en el periodo que aplicaba su calificación, tendrán en el numeral 5 una calificación en el escenario que corresponda según la severidad del evento y el correspondiente registro como No Conformidad.
Lo anterior indica que todos los eventos que representen un impacto al numeral 5 deben generar la calificación en el escenario correspondiente, y si por los motivos anteriormente descritos no fue incluido dentro del impacto a dicho numeral en el periodo que correspondía, se procederá durante la auditoría en curso con la calificación del escenario del numeral 5 de acuerdo con la clasificación del o los eventos, dejando la respectiva No Conformidad.
El CCS invita a las empresas inscritas en RUC® a que participen en las charlas que se dan el último viernes de cada mes sobre la guía RUC®, como espacio para conocer los cambios de la guía y dar claridad sobre la misma. Consulte la programación y datos de contacto dentro de este boletín en el numeral de Formación y Eventos.
