Por: Gerencia de Comunicaciones Consejo Colombiano de Seguridad (CCS)
Cómo citar este artículo
Gerencia de Comunicaciones (2023). Incrementar el desempeño en la gestión de la SST: una apuesta que fortalece la cadena de suministro del Ingenio Carmelita S.A. No. 408. (marzo – abril 2023). pág. 75-79. https://ccs.org.co/portfolio/cadenas-suministro-retos-oportunidades-sst/
En lugar de descartar micro y pequeñas empresas prestadoras de servicios con debilidades y brechas en el cumplimiento de los requisitos mínimos legales vigentes en Seguridad y Salud en el Trabajo, esta empresa agroindustrial les ayuda a mejorar su desempeño y las acompaña en el proceso para convertirlas en proveedoras y aliadas estratégicas.
Desconocimiento de la normatividad vigente, falta de personal competente en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y un precario cumplimiento del Sistema de Gestión de la SST (con niveles inferiores al 60 %) eran algunas de las principales debilidades que, hacia el 2020, tenían las micro y pequeñas empresas que ofrecían servicios al Ingenio Carmelita, una de las compañías agroindustriales más importantes del suroccidente colombiano.
Justamente para ese año, este ingenio, ubicado entre los municipios de Riofrío y Yotoco, en el Valle del Cauca, empezó a registrar una baja asignación de servicios externos tales como montaje industrial o mantenimiento correctivo y preventivo en equipos. La razón: las empresas contratistas de la región no lograban cumplir con los requisitos mínimos legales de seguridad industrial y laboral.
La situación generó una alta acumulación de servicios requeridos sin ejecución y trajo como consecuencia un impacto negativo en la generación de empleos. Según el ingenio, para el 2020, varias empresas contratistas de la región dejaron de recibir asignación de servicios, viendo interrumpido su desarrollo y crecimiento.
La situación motivó a la organización a desarrollar un programa para fortalecer su cadena de suministros, que generara valor económico y social en su área de influencia.
Para ello, empezó por clasificar a las empresas con las que trabaja para el desarrollo de su negocio. Así, se definieron tres categorías: 1) empresas filiales, aquellas que realizan actividades asociadas al core del ingenio: corte manual de la caña, adecuación, preparación y siembra del cultivo y servicios generales al interior de plantas y oficinas; 2) empresas in house, que prestan servicios internos de manera permanente como, por ejemplo, mantenimientos correctivos y preventivos de los equipos; y 3) empresas dinámicas, que prestan servicios de manera esporádica, entre estos, calibraciones, balanceos y análisis vibracionales de la maquinaria.
Fortaleciendo el tejido empresarial alrededor de la cultura en SST
Con este panorama, Ingenio Carmelita se propuso como objetivo incrementar la conciencia y las capacidades de las empresas contratistas y subcontratistas de la región alrededor de la implementación y mejora continua de sus Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). De esta forma, buscaba apalancar a sus aliados estratégicos ayudándoles a cumplir la normatividad mínima legal vigente de modo que lograran alcanzar los estándares mínimos de seguridad y, así, pudieran prestar sus servicios a la organización.
Así las cosas, una vez se identifica que una empresa contratista o subcontratista presenta dificultades para garantizar el cumplimiento de los requisitos mínimos en SST, Ingenio Carmelita activa un proceso de acompañamiento para ayudarle a cerrar sus brechas.
“Esto incluye reuniones presenciales y recorridos por las oficinas, plantas y demás infraestructuras de esas empresas por parte de personal especializado del ingenio donde les ayudamos a identificar los diferentes riesgos y peligros y a diseñar los mecanismos de control para cada caso”, señala Karen Soto Díaz, supervisora de Higiene y Seguridad Industrial del Ingenio Carmelita.
Adicionalmente, Soto indica que realizan un acompañamiento a través del cual socializan los aspectos clave que las empresas contratistas del ingenio deben tener en cuenta para el adecuado diligenciamiento documental durante el proceso de inscripción como proveedores y durante la ejecución de las actividades asignadas. “En caso de que haya desconocimiento normativo o que surjan inquietudes alrededor de asuntos laborales, se crean mesas de diálogo dirigidas por personal especialista en el tema”, agrega Soto.
Como parte de este proceso, el Ingenio desarrolló una herramienta virtual que compila los aspectos más relevantes del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. El instrumento proporciona una clasificación según el tipo de actividad a desarrollar, que les permite a los postulantes identificar fácilmente los requerimientos mínimos a cumplir para la ejecución de una determinada labor.
Además, relaciona cada requerimiento legal con su artículo específico para consulta y ampliación de la información por parte del interesado. De igual manera, orienta sobre la documentación que se debe anexar para iniciar la contratación de un bien o servicio, así como las certificaciones de competencia y aptitud del personal que sea asignado al proyecto. Una vez la información es cargada, el ingenio verifica la documentación adjunta. En caso de identificar novedades, desviaciones o inconsistencias en la información, se retroalimenta a la empresa postulante y, de ser necesario, se programan reuniones para resolver inquietudes y brindar orientación.
En caso de que la empresa contratista no cuente con los recursos técnicos o con el personal competente para construir y acopiar la documentación solicitada, se programan jornadas de acompañamiento para definir, paso a paso, las acciones que conduzcan a lograr los cumplimientos legales. “Si se identifican novedades críticas como un cumplimento del SG-SST por debajo del 60 % damos un plazo de 60 días para la implementación en el cual se programa auditoría de seguimiento para validar avances”. Si se identifican dificultades puntuales como, por ejemplo, que la empresa contratista no cuente con el conocimiento para implementar su propia matriz de elementos de protección personal, el ingenio entra a brindar acompañamiento y realiza la entrega de los elementos adecuados para desarrollar la labor, dando luz verde al inicio de actividades. No obstante, le notifica a la empresa que es su responsabilidad garantizar el stock adecuado para dar continuidad a las labores, y con ellos, al contrato.
Más allá de una relación contractual
Una vez las empresas logran cumplir con los requisitos mínimos, se autoriza su inscripción como contratista o subcontratista. Pero hasta ahí no llega el acompañamiento del ingenio, pues no solo se trata de contar con un servicio, sino de desarrollar y promover la mejora continua de actores clave para la economía local como lo son estas microempresas.
31,25 % 97,52 % es la reducción que se logró en la frecuencia de la accidentalidad (número de accidentes por cada 100 trabajadores).
97,52 %, bajó la severidad de los eventos (número de días perdidos por cada 100 trabajadores) si se compara el 2020 frente al 2022.
Por eso, reciben un manual de contratistas y subcontratistas (corto, de fácil comprensión y libre de tecnicismos), que ayuda a afianzar la generación de cultura en SST, mediante la definición de compromisos y responsabilidades. A su vez, cuentan con una inducción en SST para fortalecer sus conocimientos e incrementar capacidades.
Luego, durante la ejecución de los servicios, el ingenio realiza un proceso de verificación constante. “Permanentemente se realizan recorridos donde se verifican todos los frentes de trabajo de todas las empresas contratistas y, en caso de identificar novedades, se solicita un plan de acción con copia al área de suministros para su respectivo seguimiento, acompañamiento que es realizado por el interventor del área del Ingenio y personal SST”, explica la supervisora de Seguridad Industrial del Ingenio Carmelita, Karen Soto Díaz. De esta forma, los contratistas cuentan con acompañamiento constante por parte de personal idóneo del ingenio durante la ejecución de los servicios.
A su vez, con el objetivo de identificar, clasificar, valorar y controlar los riesgos durante la ejecución de las actividades, la compañía diseñó e implementó un formato de Análisis Trabajo Seguro (ATS) donde participa el personal operativo, supervisor a cargo y personal SST de la empresa contratista e involucra al interventor o solicitante directo del servicio por parte del Ingenio Carmelita.
A través de este instrumento se realiza un análisis profundo de la actividad a realizar, así como los equipos y herramientas requeridas permitiéndole al personal involucrado comprender y examinar el paso a paso para la ejecución de la actividad planteada, haciéndose preguntas como: ¿qué me puede pasar durante la ejecución de esta labor?, ¿a qué riesgos estoy expuesto? y ¿cómo podría controlarlos?
Finalmente, y en clave de mejora continua, si la empresa contratista continúa prestando servicios al ingenio de manera habitual y cumple un año de vinculación, se le programa una auditoría para verificar el cumplimiento de los requisitos legales en materia de SST y aportar al mejoramiento de su sistema de gestión mediante la entrega de recomendaciones, el intercambio de conocimientos y el acceso a herramientas.
Gracias a esta iniciativa, actualmente el Ingenio cuenta con 31 empresas contratistas aprobadas que generan más de 800 empleos en la región. Adicionalmente, este ecosistema empresarial ha desarrollado y mejorado continuamente sus SG-SST, logrando un cumplimiento promedio general del 92 %, según datos proporcionados por el Ingenio Carmelita.
De otro lado, se logró una reducción del 31,25 % en la frecuencia de la accidentalidad (número de accidentes por cada 100 trabajadores) y una reducción del 97,52 % en la severidad de los eventos (número de días perdidos por cada 100 trabajadores) si se compara el 2020 frente al 2022, lo cual se debe, según su análisis, al acompañamiento diario en la identificación de riesgos, peligros, mecanismos de control y seguimiento a las causas de los eventos.
El siguiente paso
Ahora, el nuevo reto del Ingenio Carmelita es formar a sus empresas contratistas para lograr la implementación, el control y la mejora continua de los Sistemas Integrados de Gestión incluyendo estándares de calidad y de cuidado del medio ambiente.
“Con el fin de satisfacer las expectativas de las partes interesadas, propias y comunidad, continuaremos trabajando en generar una cultura SST sólida donde el factor humano y las buenas prácticas sean un pilar importante para proyectarnos hacia una agricultura segura que garantice la sostenibilidad y el crecimiento como industria de manera transversal”, explicó Laura Cristina Gil Puerta, jefe de Mejoramiento Continuo.
