En el Reglamento Unificado del RUC® en su artículo 14 literal s indica:” En caso de que en el proceso de evaluación del RUC® se identifiquen inconsistencias en el contenido o alteraciones en cualquiera de los documentos, reportes o información suministrada por la empresa contratista, el auditor levantará un acta de inconsistencia que quedará incluida dentro del informe de la auditoría y llevará una copia de los documentos correspondientes para presentar el caso ante el Comité Operativo del RUC® en caso de ser necesario.”
Cuando en un ejercicio de auditoría se identifica una inconsistencia, el auditor notificará a la organización y se deja constancia en la hoja dos del informe RUC, la página en la que se encuentra dicho documento.
En el acta de inconsistencia se plasman los nombres de los colaboradores de la organización que participan en el proceso y se describen lo hallazgos identificados de una manera práctica que permita a la organización analizar de una manera ordenada la información.
El acta, en una primera oportunidad no impacta en la calificación de la evaluación RUC, ni es catalogada como no conformidad, aunque su tratamiento sea muy similar. Esta tiene impacto en la evaluación RUC, en el siguiente ejercicio de auditoría, cuando no se desarrollan todas las actividades que de ella se desprende, las cuales se encuentran definidas en la Guía RUC y cuando esta se repite, demostrando que las acciones tomadas para su tratamiento no fueron eficaces.
El tratamiento a las actas de inconsistencias encontradas debe realizarse por medio del procedimiento de acciones correctivas o preventivas, analizando sus causas, estableciendo el plan de acción y el seguimiento a las acciones propuestas. La empresa debe revisar la eficacia de las acciones correctivas
En la Guía RUC, los numerales en los cueles se especifica la gestión que debe hacer una empresa frente a las actas de inconsistencias son:
Numeral 4.1: “Realizar análisis de causas de las actas de inconsistencias asociadas a accidentalidad”
Numeral 4.3: “El tratamiento a las no conformidades encontradas debe realizarse por medio del procedimiento de acciones correctivas o preventivas definido a través de los resultados de… auditoría externa realizada por el Consejo Colombiano de Seguridad (CCS), que incluya análisis de actas de inconsistencias.”
Numeral 1.2.2: La información de entrada para la revisión por la gerencia debe incluir…análisis de actas de inconsistencias”
