mayo 19, 2020

¿Crisis o desafíos para el RUC®?

Por: Camilo Andrés Correa González / Ingeniero Ambiental y Sanitario / Especialista en Gerencia de la Salud Ocupacional / Profesional de Servicios Auditor CCS / Abril de 2020.

Para los niños la ciencia del aprendizaje es llamada pedagogía, para los adultos lleva el nombre de andragogía, el cual es el arte de aprendizaje caracterizado porque, a una edad madura el ser humano sólo es motivado a aprender nuevos conceptos o disciplinas por competitividad y practicidad; y eso es precisamente frente a lo que estamos enfrentados en la actualidad. Albert Einstein describió la crisis como:

“(…) la mejor bendición que puede sucederle a personas y países, porque la crisis trae progresos. La creatividad nace de la angustia como el día nace de la noche oscura. Es en la crisis que nace la inventiva, los descubrimientos y las grandes estrategias. Quien supera la crisis se supera a sí mismo sin quedar ‘superado’. Quien atribuye a la crisis sus fracasos y penurias, violenta su propio talento y respeta más a los problemas que a las soluciones.

La verdadera crisis, es la crisis de la incompetencia. El inconveniente de las personas y los países es la pereza para encontrar las salidas y soluciones. Sin crisis no hay desafíos, sin desafíos la vida es una rutina, una lenta agonía. Sin crisis no hay méritos. Es en la crisis donde aflora lo mejor de cada uno, porque sin crisis todo viento es caricia. Hablar de crisis es promoverla, y callar en la crisis es exaltar el conformismo. En vez de esto, trabajemos duro. Acabemos de una vez con la única crisis amenazadora, que es la tragedia de no querer luchar por superarla.”

El COVID–19 ha generado un panorama nada favorable para los diferentes sectores de la economía y no es ajeno a los sectores sujetos a procesos de auditoría y certificación como el nuestro, donde supedita la presencia inherente en cada ejercicio; sin embargo, las medidas de aislamiento producto de la pandemia decretadas por los diferentes gobiernos a nivel mundial, han tomado por sorpresa a todas las organizaciones, que nos vimos abocados a una reacción para la que no estábamos preparados y nos ha hecho reflexionar y reestructurar las estrategias de continuidad del negocio dentro de la realidad de cada empresa; ahora el objetivo primordial es poder mantenernos, asegurar la sustentabilidad y sostenibilidad en el tiempo, pensando no sólo en la rentabilidad de las empresas, sino en todas aquellas que dependen directa o indirectamente, como lo son: trabajadores, contratistas, proveedores y demás partes interesadas.

Para el Consejo Colombiano de Seguridad (CCS) este escenario no es diferente, esta situación nos llevó a revisar e implementar medidas que permitan continuar, no sólo con las líneas de servicio que ofrecemos, sino con el seguimiento, acompañamiento y aseguramiento de la seguridad, salud de las personas y cuidado del medio ambiente, en cada una de nuestras empresas afiliadas e inscritas al Registro Uniforme para Contratistas (RUC®).

Para las empresas contratantes RUC® es claro que la seguridad, salud de las personas y el cuidado del medio ambiente no pueden detenerse, por eso la importancia de continuar con la evaluación y monitoreo a la gestión de SSTA de las empresas contratistas; bajo esta premisa, el CCS dentro de las estrategias que ha tomado y adaptándose a las medidas decretadas por el gobierno y generando una solución a las empresas, abrió el espacio para poder llevar a cabo las auditorías en la fase documental RUC® de forma virtual, brindando la opción de poder dar continuidad a los procesos planeados, dando soluciones y habilitando este servicio a empresas que requieren la calificación, para el normal funcionamiento de su core del negocio y aliviando este requisito en épocas de crisis.

Ahora bien, llega el momento de hacer de la teoría la práctica, pero aterrizada a nuestra realidad, hay un panorama normal y natural de resistencia, pues como se mencionó al principio, un adulto en edad productiva es motivado a aprender nuevos conceptos sólo si esto lo hará más competitivo o va a generar que una actividad se logre hacer más rápida o simple, es decir por practicidad.

Y es en este punto donde nacen diferentes preguntas que ayudarán a que nuestro consciente trabaje para llegar a una solución y ver esta crisis como la mayor oportunidad de reinvención que nos ha puesto la misma naturaleza, no sólo como profesionales si no por el contrario, en cada uno de los roles que cumplimos en las esferas personales, familiares y sociales.

¿Cuánto tiempo llevará esta medida de aislamiento y en qué momento podremos retomar las prácticas cotidianas?, ¿cuál será la afectación real a la economía y como me afectará a mi como individuo?, ¿cuánto tiempo podrán las empresas soportar este congelamiento en sus ingresos? Éstas y muchas otras más preguntas nos haremos cada uno de acuerdo con nuestra percepción del mundo.

Las posibilidades de las hipótesis nos inundan, sin embargo, es menester partir del peor panorama de todos y es que la pandemia asociada al aislamiento preventivo obligatorio durará más de lo imaginado y la recesión económica nos golpeará incluyendo las microeconomías que manejamos incluso en nuestros hogares; pues bien, he aquí la oportunidad que tenemos como ciudadanos del mundo a transformarnos a esta nueva realidad.

Por más de 20 años hemos acompañado a las empresas del RUC® en el mejoramiento de la gestión en Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental (SSTA); a través del desarrollo de auditorías y verificaciones hemos conocido cómo evoluciona el desempeño de los contratistas hacia una mejor gestión y precisamente esta crisis la debemos ver como una oportunidad para buscar alternativas que generan solución a la salud de los habitantes de este mundo y a contribuir con la sostenibilidad y continuidad de las empresas.

Los procesos de auditoría virtual han sido un reto, no sólo para las empresas contratistas sino también para nosotros como auditores; esta situación ha hecho que incursionemos en el uso de las herramientas tecnológicas, las conozcamos y aprovechemos los beneficios que ellas traen; también que logremos manejar los tiempos, espacios y métodos de auditoría de una forma poco convencional, por lo cual estos procesos virtuales, han mostrado que podemos romper los esquemas y paradigmas, manteniendo la efectividad en el cumplimiento del objetivo trazado. Del aprovechamiento de las herramientas disponibles y la disposición de ambas partes en el proceso, depende el buen desarrollo de estos ejercicios.

El proceso de auditoría virtual beneficia a las empresas desde diferentes ángulos:

Protección a los intervinientes en las auditorías, acogiendo las medidas decretadas por el gobierno minimizando el riesgo propagación del virus.
Permite que las empresas puedan continuar activas en el Registro Uniforme de Contratistas (RUC®), requerido para la continuidad de sus contratos y como requisitos en procesos licitatorios de algunos contratantes e indudablemente como factor de competitividad en el mercado.
Garantiza que la empresa pueda continuar con esta evaluación, como herramienta de aseguramiento de la seguridad, salud de las personas y gestión ambiental, manteniendo la continuidad de sus estrategias enfocadas a lograr cero accidentes, incidentes o condiciones que afecten el bienestar de las personas o al medio ambiente.
Ayuda a aquellas empresas que han tenido que detener sus actividades para que puedan aprovechar y enfocar el tiempo en el desarrollo de la auditoría y en la gestión de los aspectos por mejorar que se identifiquen en el desarrollo de la misma, de esta forma los responsables de los SG SSTA, pueden contar con mayor disponibilidad y enfoque trabajando desde casa, planificando el desarrollo de las actividades de mejoramiento del sistema de gestión, alineado a los resultados de la auditoría, enmarcado en el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) y al cumplimiento requisitos legales.
Optimiza los costos en viajes y traslados a cada una de las sedes y procesos a auditar, generando mayor rentabilidad.
Reta al CCS y a todas sus empresas afiliadas a reinventar formas más eficaces para mantener los registros y documentación del sistema de gestión, encontrando alternativas de digitalización y gestión documental.
Reinventa la interacción para que aún en largas distancias podamos continuar con la gestión efectiva de la seguridad y salud en el trabajo y encontrar nuevas soluciones y puntos de vista para ver cada situación.
Desarrolla competencias en el manejo de programas informáticos, así como de archivos online, aumentando la habilidad de trabajar los procesos a través de herramientas remotas que permitan llevar a cabo la auditoría tan eficiente y eficaz como las presenciales.
Reenfoca los estudios de riesgo psicosocial como un factor común en empresas ubicadas en las grandes ciudades, como uno de los riesgos extralaborales más críticos, en los tiempos de desplazamiento desde el hogar hasta el trabajo y sumando en la actualidad como uno de los agentes de expansión masiva del virus, por ello que al limitar el desplazamiento se mitiga el riesgo.
Reduce el impacto negativo al medio ambiente reduciendo emisiones atmosféricas de fuentes móviles en el transporte, mejorando la calidad del aire en las ciudades, permitiendo el levantamiento de alertas ambientales, así como la reducción de la cantidad de documentos que se imprimen, ya que desde casa encontramos nuevas y prácticas maneras de compartir la información.

Es por esto y otros factores que la virtualidad adquiere gran relevancia y fuerza en el desarrollo de nuestras actividades, nos desprendemos de varios años de la dependencia de lo físico y empezamos a involucrar la tecnología. Este concepto de auditorías virtuales también fue adoptado por la ISO 19011:2018, la cual da orientación sobre cómo realizar las auditorías y hacen mención especial a las actividades de auditorías virtuales en los sistemas de gestión, las cuales representan un paso más en este proceso de innovación digital.

Dicho lo anterior, tampoco es el tiempo de idealizar las herramientas tecnológicas, se debe hallar un justo equilibrio, finalmente quienes estaremos detrás de la pantalla seguiremos siendo los mismos actores y será parte de nuestra nueva realidad los inconvenientes tecnológicos, falta de conexión, error en la red, error en el audio o en las cámaras, paciencia y mucho disposición para solucionar cada impase que se presente, así ello signifique, repetir y repetir lo dicho, jocosamente esto aplica para cualquiera de los conectados en ese ejercicio. No olvidemos el pánico que genera la cámara las primeras veces o todo lo que conlleva esta reinvención, detrás de la cámara hay un ser humano que se está esforzando por hacer bien su tarea.

Con confianza superaremos las inseguridades del auditado y del auditor, de nuestro entorno y de nuestra manera de relacionarnos en nuestra vida personal, familiar, laboral e inclusive la manera de como ver las crisis y cómo afrontarlas; a partir del COVID-19 cambiará drásticamente la posición que tenemos; más que reinventarnos modificaremos nuestra cultura, nuestros hábitos a prácticas más sanas e involucraremos el auto cuidado como hábitos relevantes, es un nuevo amanecer y es una nueva mirada hacia un futuro desconocido por todos, por ello, quienes no se adapten al nuevo mundo, estarán o estaremos en vía de extinción.

Esta situación adversa que estamos afrontando, dejará cosas positivas en nuestras vidas; estamos aprendiendo a hacer de forma diferente las cosas, a ser más efectivos y eficaces en nuestras actividades, a enfocarnos en lo importante y a utilizar estrategias y herramientas disponibles que no utilizábamos por miedo, desconocimiento o simplemente porque no teníamos tiempo para aprender cómo usarlas.

Es el momento de superar la crisis, de superarnos a nosotros mismos y no permitir que el COVID-19 nos supere.
Referencias