Por
- Yezid Fernando Niño Barrero / Ingeniero Ambiental y Sanitario / Especialista en Higiene y Salud Ocupacional / Msc en Salud Pública / PhD (c) en Ingeniería
- Andrea Torres Matiz / Economista / Especialista en Gerencia en Salud Pública / Especialista en Gerencia Administrativa y Financiera
- Schneider Guataquí Cervera / Ingeniero Industrial / Especialista en Gerencia en Salud Ocupacional / MSc en Calidad y Gestión Integral
La auditoría es una herramienta fundamental para el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Es una fase que debe afrontar un responsable del SG-SST al ser auditado o al convertirse en auditor, por lo que se deben conocer los pasos para la planificación de la auditoría, así como los tipos de auditorías que puede realizar o recibir la empresa.
Para el desarrollo de la misma es importante identificar y conocer los criterios de auditoría frente a los cuales se va a evaluar el cumplimiento, estos se pueden resumir en los requisitos PILO (partes interesadas, implícitos, legales y organizacionales) (Torres M., Guataqui C., & Niño B., 2018) que se observan en la figura 1, la evaluación de estos requisitos permitirá, adicionalmente, identificar oportunidades de mejora que fortalecerán la gestión de la empresa o entidad.
Con base en la identificación de estos requisitos se define la orientación de la auditoría, teniendo en cuenta un enfoque basado en riesgos, es decir, centrarse en los principales aspectos para la empresa y no desviarse en detalles que posiblemente sean irrelevantes y desvíen la atención de aquellos elementos clave para la protección de la seguridad y salud de los trabajadores.
Generalidades de la auditoría
La palabra auditoría se deriva de la palabra latina «audire» que significa oír, escuchar. En términos generales se puede entender que la auditoría es un examen sistemático e independiente del sistema de gestión que se realiza periódicamente y con la frecuencia suficiente para determinar si se está dando cumplimiento a los requisitos legales, procedimientos, planes de acción y demás requisitos PILO que evidencien si se están alcanzando los resultados esperados.
Existen diferentes tipos de auditorías las cuales se clasifican de acuerdo con el origen y objetivo de esta teniendo entonces las de primera parte habitualmente conocidas como auditorías internas realizadas por la propia empresa, ya sea con personal propio o contratado. Las de segunda parte son realizadas por clientes, proveedores o partes interesadas y las de tercera parte que representan el mayor grado de independencia al tener como objetivo principalmente la certificación.
Las auditorías de primera y segunda parte son los dos tipos de auditorías que se pueden llevar a cabo para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo definidos en la regulación colombiana, para esta se puede definir el mismo tipo de perfil de auditor, quien debe centrarse en verificar la conformidad del SG-SST.
Actualmente, no existe norma colombiana que indique las competencias que debe cumplir un auditor en seguridad y salud en el trabajo, pero sí se establece la obligación de plasmar en el programa de auditoría la idoneidad las personas que van a realizar dicha actividad en la empresa.
Algunos elementos mínimos que debería cumplir el perfil del auditor podrían incluir:
- Definición de los cursos de formación que debe tener, como el curso de capacitación virtual de cincuenta (50) horas sobre el SG-SST, dado que la norma establece que todas las personas que ejecuten coordinen o implementen el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo deben tener dicho curso de manera obligatoria o un curso de auditor en seguridad y salud en el trabajo certificado.
- Definición de una experiencia mínima como auditor y experiencia en temas de SST.
- Definición del nivel de educación mínima que debe tener el auditor.
La definición de estos criterios permitirá a la empresa contar con un equipo de personas idóneas para realizar las auditorías exigidas por dicha norma, ahora bien, si desea ser más exigente puede determinar que todos sus auditores cuenten con licencia en seguridad y salud en el trabajo, nivel de formación mínima en aspectos técnicos de la operación, de la empresa o entidad y demás aspectos que considere de valor para lograr un mejor resultado de la auditoría.
A continuación, se presentan algunos perfiles sugeridos que pueden ser tomados como base en la definición de la idoneidad del auditor:
RECOMENDACIONES PARA EL AUDITOR:
Qué hacer:
- Preparar la auditoría con base en los procesos, actividades, centros de trabajo, documentación del sistema, productos o servicios y demás criterios a ser auditados.
- Mantener una comunicación abierta en todo momento, permitiendo que el auditado se exprese sin restricciones.
- Aclarar oportunamente los posibles hallazgos, controversias o malentendidos que se presenten durante la auditoría.
- Seguir el programa de auditoría concertado con la empresa o entidad, esto ayudará a que los participantes puedan planificar sus actividades con las de la auditoría.
Qué no hacer:
- Entrar en controversia con el auditado, en caso de haber diferencias importantes sobre algún aspecto, el auditor deberá acudir a la evidencia objetiva (procedimientos, documentación, registros, etc.) y dejar registradas estas controversias en el informe, las cuales deberán ser dirimidas con la instancia que se haya definido, como puede ser el auditor líder y jefe inmediato del área.
- Enfocarse en aspectos mínimos e irrelevantes de la empresa o entidad (por ejemplo, el llenado incompleto de un formato) y no fijarse en aquellos que en realidad puedan ser críticos para la seguridad y salud de los trabajadores.
- No se debe juzgar los procedimientos o actividades adelantadas por la empresa o entidad ni emitir juicios de valor indicando qué está bien o mal, de manera que el auditor se convierta en consultor o asesor, por el contrario, solo se debe señalar el cumplimiento o incumplimiento de los requisitos PILO.
- Tampoco se debe sobreponer la auditoría sobre las necesidades de la operación, esta no debe afectar el normal funcionamiento de la empresa o entidad, teniendo en cuenta que se pueden presentar situaciones de emergencia o que requieran la acción inmediata por los auditados. En este caso se debe analizar la situación con el fin de determinar si tiene solución o se debe reprogramar la auditoría.
- Esperar que las evidencias presentadas por la empresa estén desarrolladas conforme a su propio criterio, dejando de lado el desarrollo propio de la empresa.
RECOMENDACIONES PARA EL AUDITADO:
Qué hacer:
- Lo primero que tiene que recordar el auditado es responder únicamente lo preguntado, en ocasiones los auditados por querer impresionar al auditor muestran más de lo solicitado y esto puede abrir la puerta a identificar nuevos hallazgos que lleven a no conformidades.
- Manejar la respiración a la hora de responder puede ser una estrategia que ayude a mantener la oxigenación del cerebro y desarrollar mucho mejor las ideas.
- Organizar la documentación antes de la auditoría con el propósito de entregar oportunamente las evidencias que se soliciten por el auditor, esto evitará que se considere que se está ocultando información o que existe un deficiente control de la documentación.
- Informar a los demás miembros de la empresa o entidad que no deberán responder sobre asuntos que no son del alcance de sus responsabilidades, con el fin de evitar respuestas que puedan estar herradas.
- Solicitar aclaración al auditor frente a las preguntas que no se entiendan o que de acuerdo con su consideración no están correctamente formuladas.
Qué no hacer:
- Mentir, la sinceridad será la mejor herramienta para explicar lo que se ha realizado. Mentir puede llegar al ocultamiento de realidades que pueden estar en contra de la mejora continua del sistema de gestión o generen el deterioro de las condiciones de trabajo.
- No se deben realizar cambios, adecuaciones, construcciones y demás acciones de último momento para aparentar mejores condiciones de trabajo o el cumplimiento de los requisitos.
- Alterar, cambiar o modificar resultados de investigaciones de accidentes, estadísticas de accidentes y enfermedades, o cualquier registro del sistema de gestión.
- Incumplir o dilatar los tiempos establecidos en el plan de auditoría, esto puede generar retrasos en la ejecución de esta.
Finalmente, es importante comprender que los hallazgos resultantes del proceso de auditoría permiten mejorar el desempeño del sistema de gestión, así como, prevenir accidentes y enfermedades laborales, por lo cual, uno de los peores errores será buscar culpables y tomar represarías contra estos. Lo correcto será tomar las acciones correctivas o preventivas que permitan evitar que esto vuelva a suceder o suceda, en conclusión, “se deben buscar causas y no responsables”.
Bibliografía:
- Organización Internacional de Normalización. ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario (2015). Retrieved from https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9000:ed-4:v1:es:term:3.3.4
- Torres M., A., Guataqui C., S., & Niño B., Y. F. (2018). GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. (Legis, Ed.) (Primera Ed). Bogotá, D.C.
