Efectividad en la gestión de los programas de mantenimiento preventivo dentro del sistema de gestión de SSTA para las empresas contratistas RUC®

Efectividad en la gestión de los programas de mantenimiento preventivo dentro del sistema de gestión de SSTA para las empresas contratistas RUC®

Por Nasli Miranda Arandia / Ingeniera industrial / Especialista en Higiene y Salud Ocupacional / Magíster en Sistemas Integrados de Gestión / Profesional de Servicios II del CCS / Auditor RUC®.

La inadecuada administración de un programa de mantenimiento de equipos, instalaciones y herramientas puede conllevar a la materialización de accidentes o fallas con impacto negativo a las personas, la operación o el medio ambiente. La implementación de actividades de mantenimiento preventivo y predictivo busca asegurar la capacidad de funcionamiento de los recursos  disponibles en la organización, que pueden sufrir deterioro debido a las condiciones de almacenamiento, exposición, tiempo de uso o desarrollo de los propios procesos productivos.

La Guía RUC® indica que “toda empresa contratista, en armonía con las disposiciones legales vigentes, debe demostrar la existencia por escrito de su programa de mantenimiento preventivo de instalaciones, redes eléctricas, equipos de emergencia y otros equipos pertinentes” (RUC, 2021). Así mismo, el Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.24, establece que el empleador debe realizar, dentro de las medidas preventivas, el mantenimiento de las instalaciones, equipos y herramientas de acuerdo con los informes de inspecciones y los manuales de uso (Ministerio de Trabajo, 2015). De igual forma, los estándares mínimos en Seguridad y Salud en el Trabajo definidos mediante la Resolución 0312 de 2019 solicitan la implementación de “mantenimientos periódicos de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas de acuerdo con los manuales y/o las fi chas técnicas de los mismos” (Ministerio de Trabajo, 2019).

En este artículo se presenta una revisión de las principales estrategias útiles para tener en cuenta en el proceso de implementación de los programas de mantenimiento preventivo, buscando generar herramientas de apoyo para los responsables de su administración y lograr un impacto positivo en el sistema de gestión en SSTA, propendiendo siempre por la prevención de accidentes.

Mantenimiento: conjunto de las acciones técnicas, administrativas y gerenciales durante el ciclo de vida de un bien destinadas a mantenerlo o repararlo para ponerlo en un estado en el que pueda realizar las funciones requeridas (UNE, 2018).

Los recursos técnicos, tecnológicos y físicos requieren la adopción de actividades que aseguren el buen estado y funcionamiento de estos para poder identificar las estrategias de intervención. A continuación, presentamos los principales tipos de mantenimiento que se pueden presentar:

Figura 1. Tipos de Mantenimiento

Fuente: elaboración propia.

 

El objetivo de la implementación de los programas de mantenimiento preventivo es, precisamente, prevenir la falla del recurso y evitar la necesidad de acudir a mantenimientos correctivos. El mantenimiento preventivo puede ser programado en periodos definidos, predeterminado acorde al tiempo o unidades de uso, o con base en la condición y el estado identificado a través de los procesos de verificación. También se utilizan estrategias de mantenimiento predictivo que, por medio de actividades de inspección, análisis y diagnóstico, buscan identificar la degradación o desgaste de un elemento de forma que sea reparado, modificado o cambiado preventivamente para evitar un fallo.

Por su parte, un mantenimiento correctivo implica la interrupción no programada de un proceso o actividad, y/o la afectación por consecuencias que la falla pudiese haber generado, como los son las fugas, un mayor consumo de recursos naturales para su funcionamiento (agua, energía, combustible), el daño de materiales, materias primas o insumos, la generación de accidentes que afecten a las personas o al medio ambiente, la parada no programada en los procesos y los retraso en las líneas de producción o servicios, entre otros. Esto indica que un mantenimiento correctivo siempre representará pérdidas para la organización.

Estrategias para considerar en la formulación de un programa de mantenimiento preventivo 1. Identificar los recursos

El primer paso será identificar los equipos, la maquinaria, las herramientas, la infraestructura y los demás elementos sensibles de mantenimiento que utiliza o se ven involucrados durante el desarrollo de las actividades, como se evidencia en la siguiente gráfica:

Figura 2. Recursos a incluir dentro del programa de mantenimiento

Fuente: elaboración propia.

2. Determinar las recomendaciones propias para el adecuado funcionamiento de cada recurso

Surtido el paso anterior, se deberán definir los criterios particulares que cada recurso debe cumplir para poder mantener un adecuado funcionamiento y trazabilidad en su vida útil, definiendo, entre otros, los siguientes elementos con base en las recomendaciones del fabricante y los criterios técnicos aplicables (figura 3):

Figura 3: Criterios a considerar frente a los recursos incluidos dentro del programa de mantenimiento

Fuente: elaboración propia.

La identificación de criterios adecuados para la selección, uso y mantenimiento, permiten contar con una menor probabilidad de daño o fallas en el recurso.

3. Establecer la periodicidad y tipo de intervención preventiva

Con base en las recomendaciones del fabricante y la vida útil del recurso, se requiere definir la periodicidad y el tipo de intervención a realizar. Un mantenimiento preventivo puede estar constituido por actividades de inspección, cambio de piezas, lubricación y limpieza de partes, pruebas de funcionamiento, entre otros, a intervalos predeterminados de tiempo o periodos regulares como horas de operación, kilómetros recorridos, toneladas producidas, ciclos ejecutados. La complejidad y detalles de las actividades de intervención preventiva dependerán del tipo de recurso (equipo, máquina, infraestructura o herramienta).

Con los programas de mantenimiento preventivo se conserva un grado de incertidumbre frente a la potencial falla de un equipo. Aunque se procede bajo recomendaciones del fabricante, las condiciones de uso, almacenamiento u operación pueden ocasionar deterioros o desgastes ocasionando una falla no identificada de alguno de sus componentes. En estos casos, los mantenimientos predictivos generan un gran aporte preventivo a la organización. A su vez, el mantenimiento predictivo también puede ser parte del mantenimiento preventivo, y busca, a través de actividades de inspección, análisis y diagnóstico, identificar la degradación o desgaste de un elemento de forma que sea reparado, modificado o cambiado preventivamente para evitar un fallo.

Los mantenimientos predictivos generan un gran aporte preventivo a la organización; también puede ser parte del mantenimiento preventivo La planificación de las actividades de mantenimiento preventivo y/o predictivo estarán en concordancia con las recomendaciones del fabricante y criterios técnicos aplicables al recurso a intervenir.

La organización debe defi nir un mecanismo que le permita hacer un adecuado seguimiento a las actividades planificadas, bien sea a través de herramientas digitales de seguimiento como, por ejemplo, un software especializado o mediante herramientas más sencillas que permitan su registro y monitoreo.

4. Ejecutar el programa de mantenimiento preventivo acorde con lo planeado

Con base en lo planificado se deben ejecutar las actividades de intervención a cada uno de los recursos, considerando, entre otros, los siguientes criterios:

a. Notificar a las áreas involucradas para asegurar la disponibilidad del equipo o área a intervenir

Es importante manejar adecuados canales de comunicación para notificar a las personas afectadas por las actividades de mantenimiento, de forma que no se afecte ni el desarrollo de la operación de la empresa, ni las actividades de mantenimiento. Esta acción también busca evitar afectaciones debido a la presencia de condiciones inseguras no controladas.

b. Evitar accidentes durante el desarrollo de las actividades de mantenimiento

Es importante considerar que dentro de las actividades de mantenimiento también existe un riesgo de ocurrencia de accidentes. Al  ser actividades no rutinarias dentro de los procesos de la organización es necesario hacer una adecuada identificación de los peligros inmersos en la tarea e implementar las respectivas medidas de control y de monitoreo, así como los sistemas de bloqueo y etiquetado requeridos para evitar una operación no indebida del equipo o máquina en el momento de su intervención. En caso de contar con tareas de alto riesgo durante el desarrollo de la actividad de mantenimiento se debe dar prioridad a la implementación de medidas de prevención, así como la identificación de actividades simultáneas que puedan representar un riesgo para las personas, la operación o las áreas.

c. Asegurar la idoneidad de las personas que ejecutan el mantenimiento

Es importante asegurar la competencia de las personas que realizarán las actividades de mantenimiento no sólo para evitar un accidente, sino para asegurar la efectividad de la tarea realizada. Por lo tanto, se debe considerar la definición y aseguramiento de las competencias en cuanto a experiencia, formación y entrenamiento.

d. Conservar el registro de las actividades ejecutadas

Una vez ejecutadas las actividades de mantenimiento preventivo se debe llevar un registro que permita hacer trazabilidad a las actividades programadas. Contar con una “hoja de vida” de cada equipo donde se identifique el histórico de intervenciones, permite contar con una bitácora muy útil en caso de intervención del equipo y seguimiento de actividades a ejecutar.

5. Verificar la efectividad del programa de mantenimiento preventivo

Con el fin de identificar si las medidas planeadas están generando el impacto esperado dentro del sistema de gestión, la organización debe definir indicadores que permitan medir el grado de cumplimiento de sus objetivos (figura 4). Dentro de los indicadores a definir se pueden considerar los siguientes, entre otros:

Figura 4. Indicadores dentro del programa de mantenimiento

Fuente: elaboración propia.

Con base en los resultados que arrojen los indicadores de gestión se debe determinar la necesidad de implementar estrategias para lograr los objetivos propuestos en caso de no cumplirlos. También se deben identificar, a través del análisis tendencial, las oportunidades de mejora para el sistema de gestión. Hay que tener en cuenta que las metas definidas frente a los indicadores de gestión deben ser retadoras pero cumplibles, de forma que aporten en la toma de decisiones y en la mejora continua en la gestión.

6. Actualizar el programa de mantenimiento preventivo

En caso de presentarse cambios en los procesos productivos o si se adelanta la adquisición de nuevas tecnologías, equipos o máquinas, el programa de mantenimiento deberá ser actualizado dando alcance a las nuevas condiciones presentes en la organización.

Referencias
  • RUC. (01 de 01 de 2021). Guía del Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para contratistas RUC.}
  • Ministerio de Trabajo (2015). Decreto 1072 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.
  • Ministerio de Trabajo (2019). Resolución 0312 de 2019. Capítulo III, artículo 16.
  • UNE (Julio de 2018). EN 13306. Terminología del mantenimiento
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