Por Nasli Miranda Arandia / Ingeniera industrial / Especialista en Higiene y Salud Ocupacional / Magíster en Sistemas Integrados de Gestión / Profesional de Servicios II del Consejo Colombiano de Seguridad / Auditora RUC®.
En el cumplimiento del ciclo de mejoramiento continuo dentro de los sistemas de gestión, la fase de “Actuar” representa un elemento de gran importancia en la eficacia de las actividades. Su adecuada intervención permite contar con acciones efectivas que realmente aporten al desarrollo de los procesos.
Figura 1. Fases del proceso PHVA
En Colombia, dentro del marco normativo del Decreto 1072 de 2015, a través de su artículo 2.2.4.6.33., se establece como responsabilidad de los empleadores “garantizar que se definan e implementen las acciones preventivas y correctivas necesarias, con base en los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de las auditorías y de la revisión por la alta dirección” (Ministerio de Trabajo, 2015). Por su parte, la Guía RUC® establece, a través de su numeral 4.3, los parámetros para el establecimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora del sistema de gestión de SST y ambiente.
Dado lo anterior, toda empresa debería adelantar un adecuado manejo de las acciones correctivas, preventivas y de mejora en su sistema de gestión. No obstante, el desarrollo de este proceso no solo debe dar cumplimiento a un requisito, sino también aprovechar los beneficios que ofrece esta fase de mejora continua.
Cuando existe prevalencia de acciones correctivas frente a las preventivas en el sistema de gestión que, en su gran mayoría, son resultado de los procesos de auditorías, se evidencia una situación reactiva en el sistema de gestión más no preventiva. Por lo tanto, el reto es alcanzar la fase de mejoramiento dentro de un marco preventivo y, a su vez, esto genera un factor diferencial en la gestión de la empresa.
En este artículo revisaremos las fuentes mediante las cuales se pueden identificar acciones correctivas, preventivas y de mejora, así como los mecanismos de intervención y las estrategias para que estas acciones realmente aporten valor a las organizaciones y no solamente sean vistas como un registro necesario para presentar en procesos de auditoría.
Figura 2. Acciones correctivas, preventivas y de mejora
No conformidad
Una “no conformidad” se presenta cuando hay un incumplimiento de un requisito, entendiendo por requisito un lineamiento interno o externo que aplica al sistema de gestión:
Externo
Requisitos legales (leyes, decretos, resoluciones, circulares), requisitos de otra índole como normas o guías acogidas (Guía
RUC®, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018) o de requerimientos de partes interesadas (contratos con los clientes y sus anexos, convenios
de cooperación, entre otros).
Interno
Procedimientos, manuales, instructivos, o lineamientos definidos por la organización.
Cuando se presenta una no conformidad, la organización debe implementar acciones correctivas que le permitan eliminar de raíz las causas que generaron la falla. Es común ver que las organizaciones implementen medidas de corrección ante las no conformidades, sin atacar realmente su causa raíz, lo que puede generar que la no conformidad vuelva a presentarse.
Grafica 2. Diferencia entre corrección y acción correctiva
Para lograr eliminar la causa raíz de una no conformidad se debe implementar una metodología de análisis de causalidad, esto permitirá identificar los problemas reales a intervenir.
Fuentes de las cuales se pueden identificar no conformidades
- Seguimiento al cumplimiento de los objetivos e indicadores de gestión (cuando se evidencia incumplimiento de las metas propuestas).
- Resultados del proceso de revisión desarrollados por la Dirección.
- Resultados del proceso de evaluación inicial del SG-SST o de la auto evaluación periódica realizada al mismo.
- Resultado del proceso de verificación de cumplimiento de los requisitos legales.
- Resultados de la intervención de los peligros y riesgos priorizados.
- Resultado de la investigación de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales.
- Resultado de peticiones, quejas o reclamos en cuanto a SSTA.
- Resultados de las rutinas de inspección y monitoreo de actividades.
- Ejercicios de auditorías internas y externas.
No conformidad potencial
Una no conformidad potencial es aquel posible incumplimiento que podría llegar a presentarse dentro de la organización o su sistema de gestión, pero que aún no se ha presentado, ocurrido o materializado.
Con el fin de evitar la materialización de una no conformidad, la empresa ebe crear mecanismos que le permitan emprender acciones preventivas frente a la ocurrencia de eventos no deseados identificando anticipadamente esas fallas potenciales. Por ello, una no conformidad potencial dará lugar a una acción preventiva.
Para lograr eliminar la causa raíz de una no conformidad potencial se debe implementar una metodología que permita identificar las
potenciales fallas a intervenir. A diferencia de la no conformidad, en una no conformidad potencial la falla no se ha materializado, pero
existe esa fuente latente y potencial que genere el incumplimiento. Por lo tanto, es necesario contar con una metodología que nos permita identificar la raíz de ese potencial fallo y controlarlo.
Fuentes de las cuales se pueden identificar no conformidades potenciales
- Seguimiento al cumplimiento de los objetivos e indicadores de gestión (cuando se evidencia que sus resultados están muy cerca del límite establecido).
- Resultados del proceso de revisión desarrollado por la Dirección.
- Resultados del proceso de evaluación inicial del SG-SST o de la auto evaluación periódica realizada al mismo.
- Ante proyectos de norma o requisitos legales que aún no han entrado en vigencia.
- Resultados de la intervención de los peligros y riesgos priorizados.
- Resultado del análisis y seguimiento a los reportes de actos y condiciones inseguras.
- Resultado de peticiones o comentarios en SSTA.
- Resultados de las rutinas de inspección y monitoreo de actividades.
- Ejercicios de auditorías internas y externas.
- Recomendaciones presentadas por los trabajadores y el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda.
- Resultados de los programas de promoción y prevención en salud.
- Resultados de mediciones o monitoreo a las condiciones de los ambientes de trabajo.
- Resultado de los diagnósticos de condiciones de salud.
Oportunidad de mejora
Las oportunidades de mejora están encaminadas a optimizar el desempeño. Hacen parte de las estrategias que se implementan para mejorar la forma cómo se realizan las actividades, su entorno, condiciones u otros aspectos que se encuentren inmersos.
Con el fin de implementar oportunidades de mejora se toman acciones de mejora.
Las acciones de mejora deben definirse con base en una adecuada planificación de actividades que permita lograr la optimización en el desempeño que se espera.
Fuentes de las cuales se pueden identificar oportunidades de mejora
- Resultados del proceso de revisión desarrollado por la Dirección.
- Resultados de la intervención de los peligros y riesgos priorizados.
- Resultado de peticiones o comentarios en SSTA.
- Resultados de las rutinas de inspección y monitoreo de actividades.
- Recomendaciones presentadas por los trabajadores y el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda.
- Propuesta de mejora frente a los programas de promoción y prevención en SST.
Planes de acción en la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora
Una vez realizados los procesos para identificar las acciones necesarias y aplicada la metodología de análisis de causas se debe proceder con el diseño del plan de acción de intervención. La fase previa y la fase de diseño de acciones deben estar conectadas de forma que realmente se logre efectividad ante la acción.
En la fase de diseño de planes de acción se debe considerar:
- Planteamiento de acciones en un marco de PHVA.
- Definir responsable(s) a cargo de las actividades y fechas de implementación.
- Identificar si los planes de acción propuestos representan un riesgo para las personas, la operación o el medio ambiente, que no se encuentre controlado.
- Si un plan de acción representa un cambio dentro del SG-SSTA se debe activar el procedimiento de gestión del cambio y dar manejo acorde, según lo definido dentro de la organización.
- Definir estrategias de seguimiento (fechas, responsables y mecanismos).
Una vez implementado el plan de acción se debe evaluar la eficacia de este y así dar cierre a la acción correctiva, preventiva o de mejora.
Eficacia: capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción (Ministerio de Trabajo, 2015).
Cuando se evidencie que las medidas de prevención y protección relativas a los peligros y riesgos en Seguridad y Salud en el Trabajo son inadecuadas o pueden dejar de ser eficaces, estas deberán someterse a una evaluación y jerarquización prioritaria y sin demora por parte del empleador o contratante (Ministerio de Trabajo, 2015).
Es importante tener presente que todas las acciones preventivas, correctivas y de mejora deben quedar documentadas, ser difundidas entre los diversos niveles y trabajadores involucrados, bien sea como responsables de alguna actividad o como impactados por la implementación de los cambios.
Referencias
- RUC. (01 de 01 de 2021). Guía del Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para Contratistas RUC.
- Ministerio del Trabajo (s.f.). Decreto 1072 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.
Artículo técnico tomado de la Revista del Consejo Colombiano de Seguridad, Protección & Seguridad No. 399 Septiembre – Octubre – 2021
