El teletrabajo, un modelo a seguir

Por: Carlos Augusto Bermúdez / Ingeniero de Sistemas / Especialista en Dirección y Gerencia de Proyectos (PMI) / Gerente de Tecnología e Informática del Consejo Colombiano de Seguridad (CCS) / marzo de 2020.

Esta modalidad de trabajo se implementó ya hace 50 años con la crisis del petróleo en los años 70, la cual permitió llevar el trabajo a los hogares de los trabajadores creando el concepto Telecommuting.

Gracias a los avances tecnológicos en los años 80 y 90 se logra la transferencia de archivos (FTP) y la creación de la World Wide Web (WWW) dando el primer salto al teletrabajo como lo conocemos hoy. Después de los atentados de las torres gemelas en 2001 las grandes empresas tecnológicas vieron la necesidad de crear herramientas colaborativas que permitieran a los trabajadores continuar con sus trabajos desde cualquier lugar sin afectar las operaciones en las empresas. En 2008 Colombia expide la Ley de Teletrabajo (ley 1221 de 2008) que define y regula esta modalidad laboral en el país. En 2012 se firma el Decreto 0884 que reglamenta la Ley de Teletrabajo, este mismo año se lanza el Libro Blanco de Teletrabajo, encargado de orientar la planeación y adopción de modelo laborales que aprovechen las ventajas de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC).

Las restricciones que se están tomando alrededor de la congregación de personas está permitiendo un impulso en el uso del teletrabajo. El hecho que no podamos reunirnos físicamente ha puesto en marcha una serie de iniciativas con el fin de garantizar las actividades de las empresas y su administración. El uso de las conferencias virtuales, el chat corporativo, el software colaborativo y el correo son ejemplo de cómo podemos trabajar virtualmente desde la comodidad de la casa. También existen herramientas más sofisticadas como la realidad aumentada, la realidad virtual y la automatización robótica de procesos, que permiten complementar las labores a través de la interacción robot humano.

Adicional a esto, los equipos de las TIC están aumentando su capacidad para dar soporte a las soluciones tecnológicas, capacitando a las personas en las herramientas tecnológicas disponibles y apoyando los proyectos de implementación de teletrabajo. La implementación de las soluciones de infraestructura informática y la adopción de la computación en la nube permiten aprovechar las capacidades de las telecomunicaciones que hacen posible la prestación del servicio de accesibilidad a las aplicaciones desde internet, optimizando el soporte técnico y facilitando el acceso a la información y a las plataformas alojadas en la nube.

Organizaciones como Microsoft han generado campañas de adopción de teletrabajo facilitando el acceso gratuito de su herramienta TEAMS por un periodo de seis meses para todas las organizaciones que no cuentan con esta herramienta colaborativa. Google  también anuncio que ofrecerá sin costo las funciones avanzadas de videoconferencia y grabación de su servicio Hangouts Meet para que los trabajadores puedan seguir conectados desde sus hogares.

La seguridad debe ser transversal a todos los sistemas de apoyo para el teletrabajo. Sin importar el tamaño, sector o tipo de información que se maneje, se debe considerar la seguridad tanto de la información como la seguridad de las herramientas que se utilizan. Es importante adoptar la seguridad informática apropiada para preservar la información y evitar algún riesgo por pérdida de datos o filtración de información de la organización. La confiabilidad, autenticidad e integridad de la información se debe garantizar en todo momento, así mismo se debe disponer de los accesos pertinentes y se debe proteger la duplicidad de la información y el cumplimiento legal, las leyes y normas a las que se está sujeto.

Es hora de adoptar las herramientas tecnológicas con las que cuentan las organizaciones para flexibilizar las labores y brindar la protección que los trabajadores requieren en estos días de amenazas pandémicas y virus desbordados. En los momentos de crisis, nos vemos obligados a pensar diferente y tomar decisiones que contribuyan al mejoramiento laboral y la inclusión de nuevos métodos de trabajo, así ya hagan parte de nuestras organizaciones hace décadas. Los hábitos de trabajo deben cambiar, la humanidad ya no verá nunca más el teletrabajo como una herramienta poco útil y, a partir de esta ruptura, surgirán nuevas herramientas tecnológicas que aporten aún más al crecimiento empresarial y a la productividad de los trabajadores.

Herramientas TIC de teletrabajo

Antes de utilizar las herramientas de teletrabajo con las que cuenta una organización es importante identificar sus necesidades y la labor que se va a realizar con el teletrabajo, así mismo se deben llevar a cabo capacitaciones al trabajador en las herramientas adquiridas. Enumeraremos los aspectos para tener en cuenta a la hora de brindar teletrabajo:

1. Se debe establecer con qué herramientas cuenta el trabajador y cuáles son adecuadas para su rol, pues son estas las que tendrá disponibles y las que le permitirán realizar su labor. No es la misma labor ni las mismas herramientas las que utiliza una persona que debe estar en contacto con clientes o enviar propuestas de negocios, que las de una persona que tiene como labor tomar decisiones o controlar una operación.
2. Se debe determinar el nivel de seguridad que se requiere para salvaguardar la información definida en las políticas de la organización. Así mismo se debe determinar cómo darle acceso seguro al trabajador a los sistemas con los que cuenta la organización.
3. Definir cómo el trabajador tendrá contacto con la organización y cómo interactuar con su equipo de trabajo.
4. Por último, se debe definir como se brindará el soporte técnico al trabajador.

Una vez aclarados estos aspectos importantes se debe entregar cada una de las herramientas con las que cuenta la organización para el teletrabajo. En el mercado existen múltiples aplicaciones que responden a las necesidades de los trabajadores y las organizaciones en el teletrabajo. Las herramientas más utilizadas para esta labor son:

Herramientas de comunicación

Estas herramientas se utilizan para realizar videollamadas o reuniones virtualizadas en tiempo real. Facilita la presencia de las personas en reuniones a las que no podría acceder físicamente. Se pueden grabar las reuniones y son útiles en capacitaciones, conferencias y espacios educativos a distancia. Indispensable tener un ancho de banda de internet mayor a 3.2 Mbps. Entre las más usadas encontramos:

Meet de Google 
Esta es la aplicación de Google para hacer videoconferencias. Hangouts Meet está integrado con Google Calendar, y puedes conectarte a las reuniones directamente desde allí o desde una invitación al email.

Zoom

Zoom permite trabajar de forma distribuida hasta 100 personas a la vez. También da la posibilidad de crear diferentes salas virtuales para trabajar en equipo o en plenario. Es muy útil para
reuniones grandes o incluso formaciones en remoto.

Slack

Mensajería instantánea y conversaciones organizadas. A diferencia del correo electrónico, Slack te permite elegir qué conversaciones son más importantes y cuáles pueden esperar.

Cisco Webex

Cisco Webex Meetings facilita las conferencias de video, las reuniones en línea y los seminarios web. Vídeo y audio HD. Uso compartido de la pantalla con calidad de emisión para un público de hasta 3.000 personas.

Skype de Microsoft 

Es una herramienta de trabajo universal y su versión gratuita permite tanto llamadas grupales vía internet, como videollamadas también grupales, envío de archivos y soportan casi todos los dispositivos y sistemas operativos.

Herramientas de trabajo colaborativo

Permiten al trabajador realizar las tareas propias de su rol como enviar informes, videos, trabajos, seguimientos, compartir archivos y proyectos en tiempo real con su equipo de trabajo en tableros digitales sin afectar los cambios que se realicen, manteniendo actualizada la información y con controles estrictos de cambios. Sirve para el seguimiento de las tareas o actividades del trabajador. Los más conocidos son:

Google Docs

Con Documentos de Google, puede colaborar con varias personas en documentos, o escribirlos y modificarlos, estén donde estén.

Stormboard

Cuenta con plantillas compartidas y pizarras que se comparten con el equipo de trabajo sin importar dónde se encuentren. Crea planes de proyectos, asigna tareas al equipo y establece plazos, objetivos e hitos.

Mural

Una herramienta para las reuniones colaborativas. Permite que en remoto se pueda interactuar alrededor de un tablero digital. Perfecto para sesiones de ideación y brainstorming.

Miro

Permite trabajar en un gran lienzo con Post-Its virtuales, mapas mentales, imágenes y mover la información en tiempo real con diferentes usuarios conectados a la vez. Muy útil para formaciones en remoto y para sesiones de ideación y Design Thinking.

Aww 

Es una pizarra digital con la que se puede dibujar, hacer bocetos y escribir. Tiene la opción de poder invitar a otra persona a través de un enlace, permitiendo trabajar simultáneamente sobre la misma pizarra.

Witeboard

Microsoft Witeboard es una pizarra digital para la colaboración entre equipos, tanto en persona como en remoto, de manera simultánea, y a través de diferentes dispositivos. Las personas pueden dibujar, escribir, poner post-its digitales o fotografías y moverlas a su antojo.

Herramientas para organizar el trabajo

Son herramientas pensadas para organizar equipos de trabajo deslocalizados y con grandes volúmenes de información. Esenciales en proyectos multidisciplinarios y remotos. Especialmente se usan en flujos de trabajo, checklist, planeadores y calendarios.

Asana

Es una completa herramienta que integra comunicación, tableros, calendario, planificador y repositorio documental. Útil para la  gestión de diferentes proyectos en un mismo espacio virtual.

Teams Microsoft

Microsoft Teams es un centro donde se concentra todo el trabajo en equipo en Office 365. Integra todos los chats, las reuniones, los archivos y las aplicaciones del equipo de trabajo en un solo lugar.

Trello

Se compone de diferentes grupos y tableros virtuales que se pueden administrar y utilizar de forma colaborativa para crear flujos de servicios, listados de tareas, checklist y tarjetas, priorizando los proyectos de forma flexible y provechosa.

Kanbanize

Gestión de trabajo eficiente. Una de sus características más interesantes es la gran cantidad de automatizaciones de procesos, dependencias e interacciones que permite crear para gestionar los flujos de forma bastante intuitiva.

Herramientas de repositorio documental

Estos permiten guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos y compartirlos con otros usuarios y que estos puedan verlos, descargarlos y trabajar en ellos sin necesidad de enviar adjuntos por correo electrónico. Se puede acceder a él a través de navegadores web, dispositivos móviles u ordenadores.

Drive de Google

Permite almacenar con orden todo el trabajo desarrollado. Guarda, comparte y accede a todos los archivos en nube tipo fotos, historias, diseños, dibujos, grabaciones vídeos y documentos.

OneDrive

Una opción más para centralizar documentos, específica de Microsoft. Por su integración con Teams es perfecto para equipos que trabajan con esta herramienta.

Dropbox
Dropbox fue el primer espacio de trabajo colaborativo. Se puede compartir contenido abierto sin tener cuenta de Google o Microsoft.

Otras herramientas

Existen más herramientas que apoyan el teletrabajo y la colaboración de equipos, útiles en la formación de eventos, la organización de calendarios, presentaciones multimedia. Entre otra están:

Kahoot 

Fundamentalmente desarrollado para presentaciones y aprendizaje interactivo, gamificación de eventos y autoaprendizaje.

Doodle 

Organizador de calendario que permite agendar las actividades sin generar conflictos. Es rápido y colaborativo.

Mentimeter 

Permite crear presentaciones interactivas, talleres y reuniones. Es un software de presentación fácil de usar para líderes, educadores y oradores.

También encontramos las herramientas propias de las organizaciones para el soporte y acceso remoto del trabajador a las bases de datos de la organización. Para poder acceder de forma segura a la información de la organización se realiza a través de redes VPN controladas por el área de tecnología. Para realizar el soporte al trabajador se utilizan herramientas de acceso remoto donde el área de soporte tecnológico controla remotamente el computador del trabajador y realiza los ajustes necesarios.

Otros dispositivos de usuario son los teléfonos IP, los smartphone, los softphone, otra herramienta importante para el teletrabajo donde el trabajador puede ejecutar tareas a distancia. Con estas herramientas se pueden unificar las comunicaciones y el usuario puede realizar o recibir llamadas desde cualquier lugar sin afectar su rutina de trabajo. Las llamadas entrantes no se pierden porque
pueden ser atendidas desde un smartphone o computador y las llamadas pueden ser monitoreadas o grabadas para su seguridad y control. Reducen el costo de llamadas por operador convencional. Asimismo, se pueden atender reuniones telefónicas o en video, manejar el calendario, enviar y recibir archivos, incluso se pueden utilizar como geolocalizador para ubicar a los trabajadores que están fuera.

El correo electrónico corporativo tiene una mención aparte, debido a su gran uso y beneficio colaborativo. Es el principal medio de comunicación bidireccional entre el teletrabajador y la organización. Es altamente seguro y confiable para el manejo de la información. Los principales proveedores de correo son:

Gmail de Google
Microsoft Outlook
Icloud Mail (Apple)
Yahoo Mail
AOL Mail

Hoy en día existe gran variedad de aplicaciones disponibles para ser utilizadas desde cualquier lugar, facilitando el teletrabajo y beneficiando a las organizaciones en el aumento de la productividad, la reducción del ausentismo, reducción de costos en plantas físicas y mejorando las condiciones laborales y de bienestar de los trabajadores.

Artículo publicado en la Revista Protección & Seguridad No. 390, Marzo – Abril de 2020, Especial COVID-19.

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