Acciones correctivas, preventivas y de mejora en los sistemas de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente en el marco del decreto 1072 de 2015 y guía RUC®
Por Nasli Miranda Arandia / Ingeniera industrial / Especialista en Higiene y Salud Ocupacional / Magíster en Sistemas Integrados de Gestión / Profesional de Servicios II del Consejo Colombiano de Seguridad / Auditora RUC®. En el cumplimiento del ciclo de mejoramiento continuo dentro de los sistemas de gestión, la fase de “Actuar” representa un elemento de gran importancia en la eficacia de las actividades. Su adecuada intervención permite contar con acciones efectivas que realmente aporten al desarrollo de los procesos. Figura 1. Fases del proceso PHVA En Colombia, dentro del marco normativo del Decreto 1072 de 2015, a través de su artículo 2.2.4.6.33., se establece como responsabilidad de los empleadores “garantizar que se definan e implementen las acciones preventivas y correctivas necesarias, con base en los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de las auditorías y de la revisión por la alta dirección” (Ministerio de Trabajo, 2015). Por su parte, la Guía RUC® establece, a través de su numeral 4.3, los parámetros para el establecimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora del sistema de gestión de SST y ambiente. Dado lo anterior, toda empresa debería adelantar un adecuado manejo de las acciones correctivas, preventivas y de mejora en su sistema de gestión. No obstante, el desarrollo de este proceso no solo debe dar cumplimiento a un requisito, sino también aprovechar los beneficios que ofrece esta fase de mejora continua. Cuando existe prevalencia de acciones correctivas frente a las preventivas en el sistema de gestión que, en su gran mayoría, son resultado de los procesos de auditorías, se evidencia una situación reactiva en el sistema de gestión más no preventiva. Por lo tanto, el reto es alcanzar la fase de mejoramiento dentro de un marco preventivo y, a su vez, esto genera un factor diferencial en la gestión de la empresa. En este artículo revisaremos las fuentes mediante las cuales se pueden identificar acciones correctivas, preventivas y de mejora, así como los mecanismos de intervención y las estrategias para que estas acciones realmente aporten valor a las organizaciones y no solamente sean vistas como un registro necesario para presentar en procesos de auditoría. Figura 2. Acciones correctivas, preventivas y de mejora No conformidad Una “no conformidad” se presenta cuando hay un incumplimiento de un requisito, entendiendo por requisito un lineamiento interno o externo que aplica al sistema de gestión: Externo Requisitos legales (leyes, decretos, resoluciones, circulares), requisitos de otra índole como normas o guías acogidas (GuíaRUC®, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018) o de requerimientos de partes interesadas (contratos con los clientes y sus anexos, conveniosde cooperación, entre otros). Interno Procedimientos, manuales, instructivos, o lineamientos definidos por la organización. Cuando se presenta una no conformidad, la organización debe implementar acciones correctivas que le permitan eliminar de raíz las causas que generaron la falla. Es común ver que las organizaciones implementen medidas de corrección ante las no conformidades, sin atacar realmente su causa raíz, lo que puede generar que la no conformidad vuelva a presentarse. Grafica 2. Diferencia entre corrección y acción correctiva Para lograr eliminar la causa raíz de una no conformidad se debe implementar una metodología de análisis de causalidad, esto permitirá identificar los problemas reales a intervenir. Fuentes de las cuales se pueden identificar no conformidades Seguimiento al cumplimiento de los objetivos e indicadores de gestión (cuando se evidencia incumplimiento de las metas propuestas). Resultados del proceso de revisión desarrollados por la Dirección. Resultados del proceso de evaluación inicial del SG-SST o de la auto evaluación periódica realizada al mismo. Resultado del proceso de verificación de cumplimiento de los requisitos legales. Resultados de la intervención de los peligros y riesgos priorizados. Resultado de la investigación de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales. Resultado de peticiones, quejas o reclamos en cuanto a SSTA. Resultados de las rutinas de inspección y monitoreo de actividades. Ejercicios de auditorías internas y externas. No conformidad potencial Una no conformidad potencial es aquel posible incumplimiento que podría llegar a presentarse dentro de la organización o su sistema de gestión, pero que aún no se ha presentado, ocurrido o materializado. Con el fin de evitar la materialización de una no conformidad, la empresa ebe crear mecanismos que le permitan emprender acciones preventivas frente a la ocurrencia de eventos no deseados identificando anticipadamente esas fallas potenciales. Por ello, una no conformidad potencial dará lugar a una acción preventiva. Para lograr eliminar la causa raíz de una no conformidad potencial se debe implementar una metodología que permita identificar laspotenciales fallas a intervenir. A diferencia de la no conformidad, en una no conformidad potencial la falla no se ha materializado, peroexiste esa fuente latente y potencial que genere el incumplimiento. Por lo tanto, es necesario contar con una metodología que nos permita identificar la raíz de ese potencial fallo y controlarlo. Fuentes de las cuales se pueden identificar no conformidades potenciales Seguimiento al cumplimiento de los objetivos e indicadores de gestión (cuando se evidencia que sus resultados están muy cerca del límite establecido). Resultados del proceso de revisión desarrollado por la Dirección. Resultados del proceso de evaluación inicial del SG-SST o de la auto evaluación periódica realizada al mismo. Ante proyectos de norma o requisitos legales que aún no han entrado en vigencia. Resultados de la intervención de los peligros y riesgos priorizados. Resultado del análisis y seguimiento a los reportes de actos y condiciones inseguras. Resultado de peticiones o comentarios en SSTA. Resultados de las rutinas de inspección y monitoreo de actividades. Ejercicios de auditorías internas y externas. Recomendaciones presentadas por los trabajadores y el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda. Resultados de los programas de promoción y prevención en salud. Resultados de mediciones o monitoreo a las condiciones de los ambientes de trabajo. Resultado de los diagnósticos de condiciones de salud. Oportunidad de mejora Las oportunidades de mejora están encaminadas a optimizar el desempeño. Hacen parte de









