Boletín RUC® al día

En diciembre de 2019 se presentaron algunos cambios en la guía, el formato de autoevaluación y el Reglamento RUC®; algunas empresas han manifestado dudas sobre dichos cambios y confusión entre algunos términos. Este artículo busca dar claridad a los mismos con el fin de facilitar su cumplimiento por parte de las empresas inscritas en RUC; en este mes hablaremos específicamente sobre dos conceptos que pueden sonar similares, pero que no indican lo mismo: Inconsistencia e Imprecisión. 1. Inconsistencias Se debe entender como inconsistencia aquella diferencia en el contenido o alteraciones en cualquiera de los documentos, reportes o información suministrada por la empresa contratista. En el Reglamento Unificado del RUC® en su artículo 9, literal h, se habla sobre las inconsistencias en la información entregada al CCS durante el desarrollo de auditoría, aclarando que en caso de evidenciarlas durante el proceso de evaluación, el auditor debe registrarlas en un acta de inconsistencias que quedará incluida dentro del informe RUC®. De acuerdo con la gravedad de la inconsistencia, se determinará la necesidad de llevar la misma para evaluación del comité operativo del RUC®. 2. Imprecisiones Dentro de los cambios de la Guía RUC® se incorpora el nuevo numeral 6 que habla sobre las imprecisiones, palabra que hace referencia a la identificación durante el desarrollo de auditoría del NO REPORTE en el período de vigencia y durante los cinco años anteriores, de casos de Accidentes de Trabajo que influyan en la tendencia o en el impacto a la accidentalidad. Numeral 6. Imprecisión en la información suministrada por la organización con respecto a la accidentalidad Las imprecisiones en la información de accidentalidad se presentan cuando se evidencia que los casos no reportados al CCS corresponden a accidentes de trabajo con: incapacidad temporal, IPP calificadas o con calificación en firme, invalidez o fatales. Cuando se identifica una imprecisión se procede la clasificación del evento según la categorización de este como evento con impacto a la accidentalidad y, con generación de No Conformidad ante el numeral 6 de la Guía RUC®, con una disminución en la calificación de 5%. Está no conformidad e impacto en la calificación se mantendrá durante las siguientes tres auditorías de seguimiento que reciba la empresa. La descripción o detalle de la imprecisión identificada puede registrarse paralelamente en un acta de inconsistencias para facilidad en la claridad y extensión de los datos y evidencias encontradas. 3.Preguntas frecuentas sobre las actas de inconsistencias a.¿Las actas de inconsistencia quitan calificación? Las actas de inconsistencias no representan un impacto en la calificación, siempre que este no vaya relacionado con el numeral 6 de la guía RUC®, es decir, el no reporte de incapacidad temporal, IPP calificadas o con calificación en firme, invalidez o fatales en el período de vigencia y durante los cinco años anteriores b.¿Qué debo hacer cuando me generan un acta de inconsistencias dentro del informe RUC? Cuando dentro del informe de auditoría queda incluida un Acta de inconsistencias, la empresa debe hacer la gestión de análisis de causas de esta, generar las acciones correctivas a que haya lugar e incluir como elemento de entrada en la revisión gerencial con el fin de asegurar su gestión, para seguimiento en la próxima auditoría RUC®. Para dar claridad a esta gestión, citaremos los numerales de la Guía RUC® donde se indica el manejo a la misma: Numeral 4.1: “Realizar análisis de causas de las actas de inconsistencias asociadas a accidentalidad” Numeral 4.3: “El tratamiento a las no conformidades encontradas debe realizarse por medio del procedimiento de acciones correctivas o preventivas definido a través de los resultados de… auditoría externa realizada por el Consejo Colombiano de Seguridad (CCS), que incluya análisis de actas de inconsistencias.” Numeral 1.2.2: La información de entrada para la revisión por la gerencia debe incluir…análisis de actas de inconsistencias” Se espera que la empresa pueda subsanar las inconsistencias identificadas para la siguiente auditoría de seguimiento, donde se verificará: análisis de causalidad, acción correctiva e inclusión dentro de la revisión por la Dirección. c.¿Cuáles son los temas que más están generando actas de inconsistencias dentro de las auditorías RUC? Los casos mas recurrentes se han encontrado relacionados con: Diferencias entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo reportada al CCS en auditorías previas y certificado de ARL, respecto a: horas hombre trabajadas, promedio de trabajadores afiliados, numero de casos de accidente de trabajo y su clasificación entre eventos con tiempo perdido y eventos sin tiempo perdido, días perdidos por accidentes de trabajo o enfermedad laboral, número de casos de enfermedad laboral y su clasificación con o sin tiempo perdido. Error en el cálculo de las horas hombre trabajadas Diferencia entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo reportada al CCS por parte de la empresa dentro de los documentos enviados para elaborar el plan de auditoría y las registradas en los informes previos del RUC® y/o en la certificación de la ARL. La recomendación es verificar las certificaciones de la ARL previo al envío al CCS con el fin de identificar y gestionar cualquier corrección que se pueda requerir, bien sea que se haya presentado por error en digitación o error en el suministro de la información y, mantener monitoreo de los eventos reportados a las ARL, con el fin de que la información estadística que administra la empresa coincida con la que reposa en la información de la ARL. d.¿Cómo sé si en mi último informe se generó acta de inconsistencias? Cuando se genera acta de inconsistencias durante el proceso de auditoría RUC, esta queda incluida en la parte final del informe como un anexo. Teniendo en cuenta esta inquietud por parte de algunas empresas inscritas en RUC®, en los informes de auditorías realizadas a partir del 18 de agosto de 2020, se podrá identificar en la página 2 del informe sí se ha generado acta de inconsistencias y en que página se encuentra registrada. Para las auditorías realizadas antes del 18 de agosto de 2020, la empresa debe verificar en la parte final del informe RUC®

Accidente El Cuerpo de Bomberos recibió una llamada de una persona de la comunidad informando de un incendio estructural. Unidades que atienden el llamado se desplazan en máquina contra incendio de intervención rápida, se llega al sitio y se evidencia bastante humo fuera de la infraestructura. Atención del Evento  Se procede a realizar corte de energía y cierre de válvulas de la línea de gas. Se inicia procedimiento de control y extinción del fuego con una máquina extintora y carretel controlando en su totalidad el incendio. Se ingresa a la infraestructura refrigerando el área de ignición y se cierra válvula de gas en el área de la cocina. Para la extinción se utilizaron 50 galones de agua. Investigación Se inspecciona al área afectada para poder establecer la causa probable que originó el incendio observando conexión improvisada, la cual posiblemente originó un recalentamiento en la conexión provocando un corto y a su vez la propagación del fuego, se brindan recomendaciones a propietarios del inmueble. Fuente: Información compartida por el Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Tauramena, institución inscrita en el Registro Uniforme para Contratistas – RUC®. Posibles causas Instalaciones eléctricas no certificadas Modificación de las instalaciones eléctricas sobrecarga de tomacorrientes Uso de materiales no aptos para el tipo de instalación eléctrica Falta de mantenimiento preventivo de las instalaciones eléctricas Factores agravantes presencia de material combustible que generó propagación del incendio Presencia de redes de gas que pudieron provocar una mayor catástrofe Lecciones por aprender Las instalaciones, mantenimiento y modificaciones de redes o instalaciones eléctricas sólo deben ser realizadas por personas competentes. No modifique ni sobre cargue las redes eléctricas Realice mantenimiento preventivo a las instalaciones eléctricas. Contar con sistemas de detección de incendios que permitan de manera oportuna reaccionar ante un conato. Agradecemos al Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Tauramena, institución inscrita en el Registro Uniforme para Contratistas – RUC®, por compartir esta información como mecanismo de prevención para nuestras empresas inscritas, no sólo para ser considerado dentro de las organizaciones, sino para que sea transmitida y trascienda a los hogares de los trabajadores. El espacio de lecciones aprendidas es un espacio para evitar que se presenten accidentes, invitamos a las empresas a compartir sus lecciones aprendidas en el correo ruc@ccs.org.co para que sean compartidas a través de estos boletines.

De acuerdo con los datos publicados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, sobre los accidentes de origen eléctrico reportados a la Superintendencia de Servicios Públicos, de los accidentes registrados durante el 2019 un 8% correspondió a la desatención de normas técnicas, 6% a fallas en el aislamiento, 4% a fallas en la instalación, 3% a descargas eléctricas, 2% a fallas de mantenimiento, 2% a cortos circuitos y 2% a malos contactos (Ministerio, 2020). En Colombia se cuenta con el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas – RETIE, que tiene como fin definir las características básicas de las instalaciones eléctricas para garantizar la seguridad de la vida de personas y animales y del medio, basado en el control de dos tipos de riesgos: riesgos hacia los seres vivos enfocado a la prevención de accidentes por contacto directo o indirecto con partes energizadas, y riesgo hacia la infraestructura y medio ambiente, buscando la prevención de incendios y/o explosiones (Energía, Resolución 90708, 2013). La omisión de las medidas de seguridad definidas para las instalaciones eléctricas, pueden generar la afectación a los seres vivos y a la integridad de las infraestructuras. En este boletín hablaremos sobre la importancia de la seguridad de las redes eléctricas dentro de una infraestructura, entiéndase casa, edificio, fabrica, etc. Potenciales consecuencias por el no aseguramiento de las instalaciones eléctricas: En las personas Electrocución Quemaduras Caídas o golpes a causa de choque o arco eléctrico Muerte En infraestructura Incendios Explosiones Daños de equipos Errores más comunes en el aseguramiento de las instalaciones eléctricas: Instalación de redes por personal no competente Uso de materiales que no cumplen criterios normativos Uso de materiales no aptos para el tipo de uso de la red Manipulación o modificación de las instalaciones Falta de mantenimiento preventivo Exposición a condiciones ambientales adversas ¿Cómo controlar el peligro? Instalaciones bajo cumplimiento del RETIE Asegure que las instalaciones eléctricas den cumplimiento al Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas a través de una persona competente. Para más información sobre RETIE consulte www.minenergia.gov.co/retie Instalaciones realizadas y/o verificadas por una persona competente El Consejo Nacional de Técnicos Electricistas – CONTE es el ente que expide las matrículas profesionales que avalan la competencia del personal autorizado para hacer instalaciones y/o aseguramiento de trabajos eléctricos. Verifique y asegure que las personas que realizan las labores de mantenimiento a redes e instalaciones eléctricas cuenten con tarjeta profesional de forma que asegure la competencia para la labor. Mantenimiento preventivo de Instalaciones eléctricas De acuerdo con el tipo de instalación, dimensión y actividades que alimente (industriales, domesticas u otras), se debe contar con un plan de mantenimiento preventivo periódico, con el fin de asegurar el remplazo de elementos que presenten desgaste o deterioro. Mantenimiento Predictivo de Instalaciones eléctricas A través de verificaciones técnicas especializadas a las redes eléctricas, se pueden identificar potenciales fallas en el sistema, de forma que sean corregidas previo a la ocurrencia de un incidente. Utilice las instalaciones eléctricas solo para el fin que fueron creadas No modifique, altere o sobre cargue las instalaciones eléctricas, al hacerlo puede generar una sobrecarga que resulte en una potencial incendio o explosión. Sistema de Puesta a Tierra Asegure que la infraestructura, así sea temporal, como carpas, contenedores o áreas provisionales de trabajo, cuente con sistema de puesta a tierra; este sistema busca que la instalación eléctrica se conecte a tierra con el fin de evitar, reducir o desviar el paso de corriente antes de que llegue al usuario por una falla en la aislación de los conductores activos. Enchufes Los enchufes deben ser de acuerdo con el tipo de uso que se les va a dar, no se pueden utilizar enchufes domiciliarios para actividades industriales, además se debe tener en cuenta el ambiente en que se instalen, identificando la necesidad de protecciones adicionales en caso de exposición a lluvia, intemperie, ambientes salinos u otros factores adversos. Los enchufes no deben estar quebrados ni con cables a la vista y no se debe sobre cargar a través del uso de adaptadores multitomas que no cuenten con las medidas de seguridad requeridas. Interruptores Los interruptores deben contar con tapas protectoras. Si se encuentran a la intemperie y de la misma forma deben contar con material aislante. Adicionalmente se debe tener en cuenta que en áreas donde se almacenen líquidos y/o gases inflamables pueden generar un riesgo de explosión. Uso de Extensiones Eléctricas Para contar con condiciones seguras en el uso de extensiones eléctricas se recomienda tener presente las siguientes condiciones: Instalar por vía aérea. Evitar uniones, ya que pueden producir fugas de corrientes. Utilizar extensiones eléctricas, que tengan su cubierta de aislación en buen estado, sin cortes, sin exceso de uniones, entre otras. No tirar ni arrastrar la extensión con herramientas, ni nada que pueda producir el corte de ésta. Proteger del agua. Fuente: Manual de Prevención de Riesgos Eléctricos. Recuperado el 19-septiembre-2020 de https://n9.cl/7sbb3 Ministerio de Minas y Energía. Resolución 90708 del 30 de agosto de 2013. Ministerio de Tecnologías de la Información y comunicaciones. Superservicios – Información de Accidentes de Origen Eléctrico-Formato19. Recuperado el 19-septiembre-2020 de https://n9.cl/mcdun